С чего начать совещание по качеству

Содержание
  1. Проведение дня качества. Стандарт предприятия
  2. 1. Область применения
  3. 2. Нормативные ссылки
  4. 3. Определения и термины
  5. 4. Обозначения и сокращения
  6. 5. Общие положения
  7. 6. Проведение «Дней качества» предприятия
  8. 7 Проведение «Дней качества» в цехах и на участках
  9. Повышаем эффективность совещаний #основы #СЭД #ECMJ
  10. Совещания в контуре управления компанией
  11. Использование СЭД для организации совещаний и заседаний
  12. Другие инструменты и новые тренды
  13. От хаоса к эффективности
  14. Проводим совещание правильно: рецепт успеха
  15. Почему совещания бывают неудачными
  16. Как подготовиться
  17. Как провести совещание эффективно: рецепт успеха
  18. Что в результате
  19. 12 способов сделать совещания эффективными и короткими
  20. 1. Проводят совещания так, чтобы они запоминались
  21. 2. Повышают эффективность совещаний
  22. 3. Делают совещания короткими
  23. Правила проведения совещаний – подготовка и основные этапы совещания
  24. Проведение совещаний нужно сделать системой
  25. Зачем проводить совещания
  26. Виды совещаний
  27. Готовимся к совещанию правильно
  28. Правила проведения рабочего совещания
  29. Не делайте встречу однобокой
  30. Не превращайте оперативку в набор формальностей
  31. Хвалите подчиненных
  32. Давайте всем право голоса
  33. Делайте лирические отступления
  34. Протокол совещания
  35. Подытожим

Проведение дня качества. Стандарт предприятия

С чего начать совещание по качеству

Целью данного стандарта является установление положений, касающихся порядка и организации проведения «Дня качества» на предприятии, как одного из важнейших элементов Системы менеджмента качества (внутренний обмен информацией) и как одной из форм реализации Политики предприятия в области качества.Стандарт разработан службой БУС К.

Введен взамен

1. Область применения

Настоящий стандарт устанавливает порядок планирования и организации проведения «Дней качества», как на самом предприятии, так и в его подразделениях, документального оформления их результатов, использования этих результатов для поддержания системы менеджмента качества в стабильном рабочем состоянии.Стандарт распространяется на деятельность должностных лиц предприятия, являющихся руководителями структурных подразделений, задействованных в производственном цикле изготовления продукции, а также обеспечивающих служб.

В рамках этой деятельности Стандартом предприятия устанавливается ответственность и взаимодействие соответствующих подразделений и должностных лиц за выполнение предусмотренных в нем процедур.

2. Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы следующие руководящие документы:

3. Определения и термины

В настоящем стандарте использованы термины и определения, установленные в ГОСТах и международных стандартах СМК.

4. Обозначения и сокращения

БУСК — бюро управления системой качества
ДК — день качества
НД — нормативная документация
ОТК — отдел технического контроля
СМК — система менеджмента качества
СТП — стандарт предприятия

5. Общие положения

5.1 «День качества» проводится с целью систематического контроля и анализа деятельности подразделений завода по реализации установленных требований СМК, поддерживания и повышения установленного технической документацией уровня качества продукции, необходимого уровня процессов и СМК.5.

2 Периодичность проведения «Дней качества»:• на уровне предприятия — первая декада месяца;• на уровне цеха — первая неделя месяца;• на уровне участка — один раз в декаду;5.

3 Основной задачей «Дней качества» является «всестороннее рассмотрение проблем, связанных с качеством продукции, состоянием процессов, СМК и принятие решений, направленных на устранение и предупреждение несоответствий в производстве, процессах и деятельности персонала в Системе менеджмента качества.5.

4 С учетом значимости «Дни качества» проводятся под непосредственным руководством:— на уровне предприятия — Генерального директора либо лица, его замещающего;— на уровне цеха — начальника цеха;— на уровне участка — мастера участка.

Это позволяет руководству предприятия и его подразделений систематически анализировать Систему менеджмента качества для того, чтобы обеспечить ее пригодность и удовлетворение требований потребителей, а также реализовать принятую Политику в области качества.5.

5 На обсуждение на «Дне качества» выносят:— информацию о состоянии выполнения решений предыдущих «Дней качества»;— данные о несоответствиях в продукции и процессах, результаты анализа их причин и мероприятия по их предупреждению;— задачи по повышению результативности деятельности персонала предприятия в Системе менеджмента качества;— анализ претензий потребителей;— выполнение мероприятий, находящихся на контроле;— результаты внутренних и внешних аудитов.В случае возникновения значительных несоответствий Директор по качеству (представитель ОТК) инициирует открытие отчетаНа «Дне качества» назначается ответственное лицо, под руководством которого к следующему «Дню качества» заполняется отчет , в котором указываются причины возникновения проблемы, корректирующие действия, сроки их внедрения и ответственные за внедрение отдельных мероприятий.При исследовании проблемы учитываются результаты работ команд более низкого уровня (если проблема появилась не впервые). Результативность работ оценивается на последующих «Днях качества».5.6 Для четкой организации «Дней качества», подготовки необходимых материалов, оформления результатов обсуждения поставленных проблем и принимаемых при этом решений, а также своевременного их доведения до специалистов предприятия, назначаются ответственные должностные лица:— на уровне предприятия — специалист ДпК;— на уровне цеха, участка — специалист, назначаемый начальником цеха.5.7 По итогам «Дня качества» составляется протокол. Срок подготовки — один рабочий день. Решения, принятые на «Дне качества», являются обязательными для всех руководителей и специалистов (исполнителей) предприятия.

5.8 Контроль за проведением «Дней качества» на предприятии и в подразделениях, за реализацией принимаемых на них решений осуществляют Директор по качеству предприятия и представитель ОТК в цехе соответственно. О состоянии этой работы они регулярно докладывают руководству предприятия и начальнику цеха соответственно.

6. Проведение «Дней качества» предприятия

6.1 На «Дне качества» присутствуют руководители всех подразделений и отделов.6.2 Подготовку документов и других информационных материалов к «Дню качества» обеспечивает Директор по качеству и специалисты ДпК.

Информация может быть представлена в виде протоколов или презентации и состоит из следующих разделов:

1) Оценка достижения целей предприятия в области качества;2) Рекламации, акты забракования, уведомления от потребителей;3) Внешний брак в рассматриваемый период (в штуках, рублях, процентах) по отношению к реализованной продукции;4) Внутренний брак рассматриваемый период (в штуках, рублях, процентах) по отношению к реализованной продукции в целом по предприятию, по подразделениям;5) Результаты контроля технологической дисциплины;6) Результаты проведения внутренних аудитов;7) Результаты аудитов 2, 3 стороны;8) Оценка выполнения мероприятий планов по качеству.9) Выполнение решений предыдущего Дня качества.6.3 Решения, принятые на «Дне качества», регистрируются в протоколе. Протокол «Дня качества» оформляет секретарь Генерального директора(рекомендуемая форма протокола приведена в приложении А). Все протоколы хранятся в отдельной общедоступной сетевой папке «Денькачества», расположенной на сервере предприятия.Допустимо совмещать «День качества» с декадными совещаниями при Генеральном директоре с оформлением общего протокола.Допускается вместо протокола оформлять принятые решения и мероприятия по их достижению в виде приложений к презентации. Оформляет и передает в ДпК приложения подразделение, ответственное за реализацию решений. Приложения с выполненными решениями обсуждаются на следующем Дне качества.6.4 Принятые на исполнения мероприятия при необходимости ставятся на контроль исполнения согласно «Положение учета,

выполнения и снятия с контроля мероприятий корректирующего и предупреждающего действия»

7 Проведение «Дней качества» в цехах и на участках

7.1 Проведение «Дней качества» в цехе.7.1.1 Порядок проведения «Дней качества» определяет начальник цеха совместно с начальником технологического бюро (службы).7.1.2 На «Дне качества» присутствуют: персонал цеха, представители ОТК; представители других служб (при необходимости).7.1.

3 На «Дне качества» выступают с сообщениями и предложениями:— начальник цеха — о выполнении производственных заданий, о состоянии чистоты и культуры производства, о результатах внешних и внутренних проверок;представитель ОТК цеха — о качестве продукции, статистике несоответствий и их причин, анализом результативности выполненных мероприятий, состоянием документации, используемой в цехе;начальник технологического бюро цеха (службы) — о состоянии технологической дисциплины, о текущих планах мероприятиях по повышению качества продукции;— заслушиваются приглашенные виновники возвратов, брака продукции и нарушений технологической дисциплины.7.1.4 «День качества» и принятые решения оформляются протоколом, (приложение Б), который утверждает начальник цеха.Обязательно при принятии решений указывать ответственных и сроки исполнения. Контроль за выполнением принятых решений и их результативностью осуществляет руководитель подразделения. Представители ОТК цеха осуществляют надзор за выполнением решений в протоколах.7.2. Проведение «Дней качества» на участке.7.2.1 Подготовку и проведение участковых «Дней качества» осуществляет начальник цеха, мастера.7.2.2 На «Дне качества» следует рассматривать следующие вопросы:— выполнение решений предыдущих «Дней качества»,— результаты внутренних проверок;— ход выполнения плана участком и именных заданий рабочим, ритмичность производства;— опыт работы отдельных работников и участка в целом по повышению качества продукции;— нарушения, допущенные отдельными работниками и недостатки в работе всего участка;— причины дефектов и брака, возвратов продукции, претензий и рекламаций по вине участка;— состояние технологической дисциплины, выполнение требований нормативно-технической и конструкторской документации;— обеспечение рабочих мест инструментом;— состояние чистоты и культуры производства на участке;— другие вопросы, связанные с качественным изготовлением продукции на участке.7.2.3 На «Дне качества» выступает представитель цеха, при необходимости, технолог, заслушиваются рабочие, допустившие дефекты, брак, нарушения требований технологических процессов, конструкторской и нормативно-технической документации.7.2.4 На первом «Дне качества» текущего месяца озвучивают оценку по качеству работы каждого рабочего и участка в целом за отчетный месяц.7.2.5 «День качества» и принятые решения оформляются протоколом (приложение Б). Обязательно при принятии решений указывать ответственных и сроки исполнения. Контроль за выполнением принятых решений и их результативностью осуществляет мастер, подтверждая это своей подписью и датой.Представитель ОТК цеха осуществляет надзор за выполнением решений и оценкой результативности в протоколах.

7.3 Ежедневные оперативные собрания Ежедневно мастера

-При необходимости на участках проводят ежедневные-оперативные собрания.7.3.1 Порядок и время проведения оперативных собраний определяет мастер (бригадир) участка. Это может быть пятиминутка в начале или конце смены.7.3.2 На оперативных собраниях участвует производственный персонал.

При необходимости на него могут приглашаться инженер технолог, администрация цеха, представители ОТК.7.3.

3 Для проведения оперативных собраний администрацией цеха определяются специальные места, оборудованные столом-трибуной, маркерами и доской регистрации проблем по форме: Описание проблемы Решение Сроки выполнения Ответственный за выполнение.7.3.

4 Обсуждаемые вопросы таких собраний:текущая ситуация по качеству продукции, возникновение нетипичных ситуаций;— предложения персонала по улучшению и оптимизации работы на участке;— принятые решения, мероприятия направленные на улучшение и оптимизацию работы на участке;-оценка выполнения мероприятий.

Обнаруженные бракованные детали показывают персоналу. Для лучшего понимания их помещают на информационный стенд, в дальнейшем делают фотографию с бракованной детали и помещают ее в Альбом дефектности.7.3.5 По итогам проведения оперативного собрания мастер оформляет протокол по форме:ПРОТОКОЛ ОПЕРАТИВНОГО СОБРАНИЯ | ЦЕХ №

УЧАСТОК | МАСТЕР ДАТА

№п/п Обсуждаемый вопрос Примечание

Информацию на доску регистрации проблем вносит и аннулирует мастер участка

Смотреть все записи от Admin

Источник: https://gostost.ru/stp-den-kachestva/

Повышаем эффективность совещаний #основы #СЭД #ECMJ

С чего начать совещание по качеству

Идея совершенствования бизнес-процессов посредством автоматизации давно владеет умами людей, в частности руководителей. Неотъемлемой частью управления любым предприятием являются совещания, эффективность которых зависит от их правильной организации.

В какой степени информационные системы могут помочь в правильной организации совещаний? Рассмотрим фактическую сторону вопроса: для чего и как проводятся совещания. И на каких этапах могут помочь информационные системы и ECM-системы в частности.

Совещания в контуре управления компанией

Служебные совещания должны стоять в центре системы менеджмента компании. Совещания, как площадка для личных встреч и обсуждения актуальных проблем, как метод активации способностей, снятия информационного вакуума и консолидации персонала, являются неотъемлемой составляющей управленческой культуры, несмотря на наличие компьютеров, электронной почты и телефонов.

Хорошие совещания экономят время менеджеров и повышают эффективность компании. Без тщательно подготовленных, эффективных совещаний, рабочее время в существенно бОльшем объеме будет неизбежно затрачено на спонтанные встречи менеджеров для решения (частичного, половинчатого) все тех же вопросов.

Как правило, совещания классифицируют по периодичности и тематике.

По периодичности●    разовые●    регулярные●    периодические
По виду●    собрания руководящего состава (собрания акционеров, совещания ГД);●    производственные;●    проектные●    мозговые штурмы и другие нестандартные совещания.
По цели●    инструктивные●    оперативные (так называемые «летучки»)●    проблемные
По количеству участников●    в узком составе-до 5 человек,●    в расширенном составе-до 20 человек,●    представительные – более 20 человек.

Цель инструктивных совещаний – передача необходимых сведений и распоряжений сверху вниз по схеме управления для скорейшего их выполнения. До сведения участников совещания доводятся принятые руководителем решения, распределяются задачи с соответствующим инструктажем, разъясняются неясные вопросы, определяются сроки и способы выполнения поручений.

Цель оперативных совещаний – получение информации о текущем состоянии дел. В отличие от инструктивных совещаний информация поступает снизу вверх по схеме управления.

Участники такого совещания сообщают сведения о ходе работы на местах.

Оперативные совещания проводятся регулярно, всегда в одно и то же время, список участников постоянный, специальной повестки дня не имеется, они посвящаются неотложным задачам текущего и последующих 2–3 дней (либо по итогам недели).

Цель проблемных совещаний – поиск наилучших решений определенной проблемы в кратчайшие сроки.

Кроме того, имеются специфические совещания, которые подчиняются более строгим правилам, такие как:

●    Собрания акционеров акционерных обществ

●    Собрания и заседания в органах исполнительной и законодательной власти

●    Судебные заседания

Это темы для отдельных материалов. Рассмотрим более «ординарные» служебные совещания, которые во много похожи с той или иной долей специфики.

Часто специфика регламента даже в большей степени зависит от культуры управления и корпоративной культуры в конкретной организации.

В то же время имеются рекомендации и наиболее рациональные практики, которые позволят сделать совещания наиболее эффективными.

Рассмотрим типовой, наиболее правильный, порядок проведения совещаний:

1. Подготовка и организация:

●    формулирование цели, темы и  необходимого результата;

●    формирование повестки совещания и плана совещания;

●    определение места проведения и списка участников.

●    подготовка материалов и информирование участников о предстоящем собрании.

2.  Проведение совещания:

●    обсуждение запланированных тем и вопросов совещания;

●    выработка и принятие решений;

●    подведение итогов и оформление протокола совещания;

●    утверждение, рассылка протокола и поручений к исполнению.

3. Контроль исполнения поручений:

●    мониторинг исполнения поручений совещания;

●    фиксация результатов исполнения поручений;

●    оценка исполнительской дисциплины.

4. Анализ совещаний:

●    анализ истории вопросов, поиск прецедентов в протоколах;

●    получение статистики затрат временных и рабочих ресурсов;

●    оценка качества совещаний и их совершенствование.

Корпоративная культура в организации определяет, как будут регламентированы (или не регламентированы) правила проведения совещаний. И обычно имеются формально закрепленные правила организации различных совещаний либо определенные неформально.

Это же касается порядка документального отражения проведенных совещаний (повестка, протокол, стенография и т.д.).

Могут быть определены различные правила в зависимости от количества человек, цели и вида совещания.

Имеются и нормативные требования по хранению протоколов различных совещаний, например, согласно перечню типовых архивных документов с указанием сроков хранения от 2010 г. установлены сроки хранения протоколов:

●    совещаний у руководителя организации – постоянно (оперативных совещаний – 5 л. ЭПК)

●    собраний трудовых коллективов организации – постоянно   

●    собраний структурных подразделений организации – 5 л. (при сложной структуре организации (структура в структуре) – 5 л. ЭПК)

●    документы протоколы рабочих групп комиссий по координации определенных видов деятельности организации  – 5 л. (ЭПК – после завершения деятельности рабочих групп)

●    и т.д.

Использование СЭД для организации совещаний и заседаний

Следовать установленному порядку на деле оказывается не так просто. Почему? Низкая исполнительская дисциплина, недостаточный контроль исполнения решений, плохая организация… Причин может быть множество. Так, совещания проходят сумбурно, решения не принимаются и должного эффекта деловое собрание не дает.

Главными заинтересованными лицами в повышении эффективности совещаний являются руководители. Инициативы рядовых сотрудников не получают должного воплощения и развития без их поддержки.  Как упомянуто выше, совещания – неотъемлемая часть управления, значит, они должны стать самостоятельным звеном системы управления.

Требуются определенные усилия, чтобы это звено работало, было  результативным. Если в компании используется система электронного документооборота (СЭД), то имеет смысл автоматизировать управление совещаниями. Это будет особенно актуально для крупных организаций, а так же для организаций с территориально распределенной структурой.

 Функционал многих СЭД позволяет автоматизировать рутинную работу на всех этапах проведения служебных заседаний.

Этап проведения совещанийВозможности автоматизации
Подготовка и организация●    хранение всей информации в карточке совещания, где указаны участники, повестка, место проведения, прикреплены материалы;●    учет резервирования помещения (с учетом бронирования его другими сотрудниками);●    ведение расписания совещаний;●    согласование в СЭД времени, места и других параметров совещания;●    контроль ознакомления участников с информацией по совещанию, обратная связь;●    рассылка иллюстративного материала к совещанию;●    автоматическое напоминание о времени.
Проведение совещания●    формирование протокола в соответствие с типовым формуляром;●    рассылка, согласование и коллективная работа над протоколом, хранение протокола;●    учет времени совещаний, в том числе по отдельным темам и выдача соответствующих отчетов.
Контроль исполнения поручений●    автоматическая рассылка поручений и постановка на контроль;●    отслеживание этапов исполнения поручений в информационной системе.
Анализ совещаний●    анализ статистики совещаний позволяет фиксировать основные параметры совещаний: длительность, число участников, трудозатраты; выявлять наиболее эффективные совещания.●    анализ принятых решений дополняет базу знаний компании.

Конкретные советы и примеры по использованию СЭД для проведения совещаний и заседаний вы можете почерпнуть в следующих материалах:

●    Избавляемся от хронофагов

●    Совещание закончилось, но это еще не конец:)

●    Еще немного о коллективной работе над документом (протоколом совещания)

●    Управление совещаниями и заседаниями в бизнес-решении DIRECTUM

Другие инструменты и новые тренды

В зависимости от вида совещания, периодичности и количества человек могут быть применены различные информационные технологии и их сочетания. Например, если многие участники совещания активно используют календари Outlook, то для планирования совещания, удобно использовать этот популярный офисный пакет. Некоторые СЭД позволяют использовать его совместно с возможностями СЭД.

В каких-то случаях информационные технологии могут вообще исключить необходимость проведения очного совещания. Встреча участников может происходить виртуально (например,  в Skype или Microsoft Lync).

Говоря о совещаниях нельзя не упомянуть, что большинство вендоров рынка ECM предлагают мобильные решения для доступа к корпоративной информационной системе и документам.

Таким образом, мобильный пользователь может, используя свой устройство (телефон или планшет), удаленно ознакомиться с планируемыми совещаниями.

А так же и на очном совещании воспользоваться возможностью оперативного доступа к электронным документам и иллюстративным материалам для совещания.

От хаоса к эффективности

Безусловно, все «узкие места» совещаний современные технологии закрыть не смогут, так как немаловажную роль в проведении совещаний имеют личностные и организационные моменты (такие как  неявка, намеренное отхождение от темы, слабая подготовка окладчиков по повестке дня и так далее).

Но, по крайней мере, возможность потери информации исключена, будет обеспечен четкий контроль исполнения резолюций и сократится время на подготовку отчетности. Как и прежде руководителю придется решать вопросы дисциплинарного характера, следить за тем, чтобы участники не отклонялись от заданной темы, подводить итоги обсуждений и фиксировать их в протоколе.

Итак, что делает совещание эффективным инструментом управления:

●    четкая регламентация;

●    автоматизация;

●    анализ совещаний и устранение недостатков;

●    постоянный мониторинг исполнения поручений;

●    встраивание совещаний в контур управления компанией.

Комплексный подход к решению любых задач бизнеса, в том числе организации и проведения совещаний, является залогом результативной работы всей компании в целом. 

Источник: https://ecm-journal.ru/docs/Povyshaem-ehffektivnost-soveshhanijj.aspx

Проводим совещание правильно: рецепт успеха

С чего начать совещание по качеству

Совещания — важная часть рабочего процесса. Но часто приходится участвовать в бесполезных, отнимающих драгоценное время и не приносящих никакого результата рабочих собраниях. Потому многие сотрудники считают совещания пустой тратой времени.

Но это не так. Совещания — мощный инструмент, который может и должен приносить пользу и ощутимый результат. Делимся с вами рецептами успеха, как провести эффективное совещание, чтобы руководство и сотрудники были довольны.

Почему совещания бывают неудачными

Многие опытные руководители совершают одни и те же ошибки при планировании и проведении совещаний. Неудачные совещания — это те, которые созываются по любому поводу, проводятся для проформы и не приносят никакой пользы ни руководству, ни сотрудникам. Почему так бывает? Вот распространенные ошибки, которые приводят к неэффективной работе на собраниях:

  • Нет четких целей и вопросов, повестка дня неясна. Цели собрания нет вообще или она очень неясная. Например, “обсудить новый проект” не является целью. То же с вопросами для обсуждения на совещаниях. Если они абстрактны, плохо сформулированы, ответов на них не получите.
  • Нет временных рамок. Когда нет четко очерченных временных рамок, совещание “растекается”, может длиться несколько часов, при этом не становясь более результативным.
  • Нет диалога. Если на совещаниях выступает и все время говорит один человек, не прерываясь ни на минуту, не давая высказаться другими, без призыва к конструктивному диалогу, продуктивной работы на собрании не получится.
  • Неадекватное поведение участников. Сотрудники “спят” во время совещания, листают ленту в соцсетях, и вообще каждый занимается чем хочет. Или, наоборот, мешают говорить постоянными ремарками и шуточками. Эффективности так не достичь.
  • Совещание ради совещания. Тот момент, когда рабочая встреча проводится лишь для того, чтобы всех собрать в одном месте, поговорить и разойтись по своим рабочим местам без целей и задач.
  • Не назначаются ответственные. Даже если на совещании были намечены какие-то шаги по решению проблемы, но не назначен ни один ответственный за это, ожидать результата бессмысленно

Это самые распространенные ошибки, избежать которых можно, лишь грамотно подойдя к планированию и организации совещания.

Как подготовиться

Некоторым может показаться, что планировать заранее совещания это лишняя трата времени, можно набросать схематичный план и выступить экспромтом. Как правило, так не получается.

Во время публичного выступления перед сотрудниками, партнерами эмоции берут верх, и если не иметь под рукой плана проведения совещания можно легко сбиться с мысли, и фокус внимания может сместиться в сторону от решения насущной проблемы.

Вот почему стоит заранее планировать проведение совещаний, если хотите получить результат.

С чего начать планирование?

  • Найти, подготовить место проведения и назначить время. Это может быть переговорка, кабинет, опен-спэйс, skype. Заранее стоит оповестить всех участников встречи о месте проведения и времени. Если совещание проходит в онлайн режиме, стоит позаботиться об исправности техники, проверить гарнитуру и наушники. Если в офисе — найдите то место, где вам не помешают посторонние.
  • Продумать и прописать цель собрания. Это важный пункт. От цели будет зависеть ход совещания, его формат и результаты. В зависимости от цели можно выделить несколько форматов деловых встреч:
  • Планерка — ежедневные или еженедельные встречи для постановки конкретных планов и задач на день/неделю, информирование о нововведениях в компании и пр.
  • Оперативка — короткие (5-10 мин) собрания для решения определенной проблемы с людьми, которые имеют непосредственное отношение к ней.
  • Совещания — преследует обычно более глобальную цель. Например, определить путь развития компании, продвижение нового продукта или услуги и пр.
  • Брейнсторминг — проводится для генерации новых идей. Обычно приглашается как можно больше людей.
  • Составить список вопросов. Вопросы должны соответствовать цели, быть конкретными и понятными. Не стоит составлять много вопросов, так может потеряться фокус внимания. Лучше, если вопросы будут адресованы не ко всем сотрудникам, а к конкретному человеку.
  • Визуальные материалы. При запуске нового продукта или каких-либо внутренних изменений в компании лучше подготовить визуальные материалы. Используйте доску, флипчарт, маркеры или презентацию на проекторе, можно распечатать план совещания с целью и вопросами, чтобы сотрудники могли следить за ходом встречи.
  • Установить регламент. Каждый формат совещания должен иметь четкое время начала и конца. К тому же стоит установить ограничения на выступление каждого сотрудника, например, 5 минутами. Это позволит избежать пустых слов и говорить только по сути.
  • Назначьте референта. Обязанность референта фиксировать принятые решения на собрании. В дальнейшем это позволит оценить эффективность встречи.

Зачем вам кроме проектора флипчарт?
Почему флипчарт до сих пор остается эффективным инструментом для презентации и зачем его надо использовать.

Как провести совещание эффективно: рецепт успеха

Правильное планирование (подготовленный список вопросов, четко сформулированная цель) и организация совещания — это первый рецепт успеха. Дальше все будет зависеть от заданного тона и грамотного проведения совещания.

  • Начните собрание с приветствия. Постарайтесь сразу настроить коллектив на рабочий лад и донесите до них важность совещания. Но не затягивайте вступительную речь. Говорите четко, ясно и по делу.
  • Сразу обозначьте повестку дня.
  • Придерживайтесь намеченного плана. Задавайте вопрос по проблеме, конкретному сотруднику, кто отвечает за это.
  • Давайте высказаться другим, а не только отвечать на вопросы. На встречах каждый должен высказаться, так достигается большая продуктивность, коллеги чувствуют себя важными участниками процесса, что их мнение важно руководству.
  • Прерывайте любые попытки внести хаос в совещание. Это могут быть неуместные разговоры, не относящиеся к повестке дня, бессмысленные пререкания и обвинения между коллегами. Особенно часто такое случается, когда никто не готов брать на себя ответственность за какую-то ошибку.
  • Назначайте конкретного человека, кто будет курировать решение проблемы, обсуждаемой на совещании.
  • Решения, принятые на совещании, лучше зафиксировать в письменном виде с указанием ответственного и сроков выполнения.
  • Завершайте собрание на позитивной ноте. На совещаниях часто ведутся горячие споры и заканчивать встречу стоит на положительных эмоциях. Постарайтесь разрядить атмосферу, пошутить и подбодрить сотрудников.

Что в результате

Продуктивное совещание — это когда сотрудники четко понимают, что им делать после его завершения, как решать проблему. А руководство знает – кто за что несет ответственность, и ответы на подготовленные вопросы уже получены.

Каждый участник собрания должен вернуться к работе с положительным впечатлением, бодрым настроем и пониманием поставленных задач. Тогда, совещание можно считать результативным.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5b4dc93871bf7800a9b4bc51/provodim-sovescanie-pravilno-recept-uspeha-5c1bb0f684c6d000abae0a79

12 способов сделать совещания эффективными и короткими

С чего начать совещание по качеству

Рассмотрим необычные примеры 12 компаний. Как они проводят деловые встречи?

1. Проводят совещания так, чтобы они запоминались

  • Назначают совещания в необычное время

Сотрудники компании TINYpulse, которая занимается разработкой программного обеспечения, редко забывают о встречах, потому что руководство назначает их в необычное время. Например, ежедневная встреча работников начинается в 8:48.

Такой подход практически искоренил опоздания. Это удивительно, но со стороны это выглядит так: в 8:48 все сотрудники встают со своих мест и идут в комнату для совещаний. Необычное время встреч, как отмечают в компании, способствует выработке условного рефлекса.

  • Выдают сотрудникам раскраски

Каждый четверг производитель детского питания Plum Organics раздает своим сотрудникам книги-раскраски и проводит креативную встречу, во время которой персонал рисует, общается в расслабленной обстановке.

Директор по инновациям Джен Браш говорит, что эта часовая встреча играет важную роль для развития новых продуктов компании. «Доказано, что раскрашивание во время встреч развивает активное слушание.

Оно намного эффективнее, чем мультизадачность или электронная почта», — считает он.

  • Вытаскивают сотрудников из зоны комфорта

Руководство компании-разработчика программного обеспечения LivePerson решило, что совещания — это хорошая возможность для сотрудников узнать друг друга получше.

Используя технику «связь до контента» (connection before content), лидеры в начале встречи задают сотрудникам вопрос, который заставляет их выйти из зоны комфорта.

Вопрос может быть, например, такой: «Возникают ли у вас какие-либо сомнения по поводу текущей работы?» Этот прием оказался настолько эффективным, что компания поделилась им со своими клиентами.

  • Предлагают задавать вопросы

Джош Неблетт, сооснователь и CEO компании Etailz, оставляет последние десять минут каждого совещания на вопросы и ответы. «Все менеджеры обычно утверждают, что в офисе действует политика открытых дверей.

Конечно, это звучит приятно и поднимает вашу самооценку, но если вы не будете стимулировать сотрудников на то, чтобы они действительно обращались к вам с вопросами, большинство из них вряд ли воспользуются этим шансом, — говорит Неблетт. – Такая же логика распространяется и на собрания.

Если никто ничего не спрашивает, я просто начинаю неотрывно смотреть на сотрудников, пока не появятся первые несколько вопросов. Вопросы всегда оказываются очень полезными и актуальными. Иногда достаточно всего пары минут, чтобы плотину прорвало».

Компания Genera Games, которая создает мобильные игры, проводит совещания на баскетбольной площадке. Сотрудники даже могут играть в процессе обсуждения каких-то проблем. «Мы стараемся, чтобы наши встречи проходили продуктивно и весело, — говорит Даниэль Энтренас, менеджер в Genera Games. – Разгоняя кровь, мы начинаем нестандартно мыслить, идеи становятся более креативными».

2. Повышают эффективность совещаний

  • Выдают сотрудникам ракетки для пинг-понга

Компания Brivo, поставщик софта для управления безопасностью, делает встречи актуальными при помощи правила «Нет старым темам». Сотрудники сигнализируют друг другу о том, что какая-то тема уже поднималась, поднимая ракетку для пинг-понга, на которой написано «Нет старым темам».

«Я начал замечать, что мы часто обсуждали одно и то же, — говорит президент и CEO компании Стив Ван Тил, который и ввел это правило. – Ракетка — это визуальное напоминание, но что еще более важно — это дает всем работникам компании возможность блокировать контрпродуктивные предложения каждый раз, когда они возникают».

Сегодня сотрудники компании Cvent редко опаздывают на совещания, потому что вице-президент ввел необычное наказание.

«В определенный момент у большинства сотрудников сложилась привычка опаздывать на встречи как минимум на 10 минут, что подрывало весь процесс, — рассказывает он. – Тогда я ввел правило, согласно которому опаздывающий должен петь перед коллективом.

Мы уже успели послушать и гимн, и поздравления с днем рождения, и детские песни. Такая практика оказалась очень эффективной: сегодня сотрудники крайне редко поют».

  • Вводят правила о финансировании благотворительной организации

Во время встреч в Keller-Williams Realty любой, у кого во время совещания звонит телефон, должен сделать пожертвование в благотворительную организацию. Такая политика, как считает руководство, сводит к минимуму случаи, когда по какой-то причине совещание прерывается.

3. Делают совещания короткими

  • Внедряют технологии, ограничивающие время

Агентство O3 World установило в конференц-зале технологию под названием Roombot.

Она предупреждает участников о запланированном совещании, а также выполняет много других полезных функций. В частности, под конец совещания в конферен-зале начинает гаснуть свет.

По сути, Roombot структурирует рабочий календарь команд и позволяет избежать накладок.

  • Используют секундомер и вводят систему символических штрафов

Команда сервиса Tripping.com устанавливает секундомер на 30 минут в начале каждой встречи, что позволяет по максимуму использовать выделенное время. Если встреча затягивается, человек, который собрал сотрудников, должен бросить $5 в корпоративную копилку.

Основатель и генеральный директор Tripping.com Джен О'Нил говорит, что принцип экономии времени стал ключевым в корпоративной культуре компании: «Это делает наши встречи более продуктивными», — уточняет она.

Консалтинговая фирма Just Fearless тоже устанавливает время для встреч — обычно 30 минут. При этом если совещание затягивается, у сотрудников забирают стулья. Все оставшееся время им приходится общаться стоя.

Такой метод стимулирует не затягивать совещания без цели и конкретной повестки. Правило действует везде — и в офисе, и в общественном месте.

В последнем случае сотрудники особенно пунктуальны, потому что не хотят притягивать к себе взгляды посторонних.

Команда мобильного приложения Buddytruk встречается по утрам  каждую пятницу, чтобы обсудить еженедельные итоги работы. Чтобы встречи не затягивались, руководство ввело забавное правило: последний выступающий должен 50 раз отжаться. Как отмечает руководство, сначала это было просто развлечение, но со временем традиция стала неотъемлемой частью корпоративной культуры.

По материалам Fast Company

Стефани Возза 

Источник: https://kontur.ru/articles/2796

Правила проведения совещаний – подготовка и основные этапы совещания

С чего начать совещание по качеству

Один час личного общения с подчиненными может заменить недельную переписку. Да, технически можно вообще не встречаться. Но куда лучше собрать сотрудников в офисе и, глядя в глаза, рассказать о задачах бизнеса, а заодно и получить обратную связь. В этой статье мы расскажем, как эффективно проводить рабочие совещания, правильно их организовывать и оформлять.

Проведение совещаний нужно сделать системой

Если для сотрудников каждая оперативка – словно снег на голову, толку от таких совещаний будет мало. Работники просто не успеют подготовиться и будут слабо вовлечены в движуху. Поэтому проведение собраний нужно максимально систематизировать.

В идеале такие вещи проводятся по графику, разработанному заранее. Если планерок и оперативок много и все они разные, то и график нужен подробный.

Например: каждую среду – совещание у директора, 25 числа каждого месяца – у начальника отдела продаж и так далее. Это в идеале и когда штат большой. Для маленького бизнеса можно собираться с удобной периодичностью.

Главное – участники совещания должны знать: каждую неделю их вызывают на оперативку.

Зачем проводить совещания

Согласитесь: рабочие вопросы лучше решать лично, глядя друг другу в глаза. Да, связаться миллионом способов вроде скайпа или по переписке в соцсетях – не проблема. Но это все не то. Руководитель, размахивающий руками и с огнем в глазах всегда более убедителен, чем обезличенный голос по телефону, не говоря уже о сухих строках сообщения.

На собраниях можно угадать и настрой сотрудников. Сидят и радостно кивают головами – значит, все в порядке и атмосфера в коллективе нормальная. Даже по глазам опытный босс сразу поймет, доходят его послания до подчиненных или нет.

Еще совещания дисциплинируют работников. Если сотрудник точно знает, что раз в неделю с него спросят за все поставленные задачи, он куда ответственнее относится к их выполнению.

И получать нагоняй при всех, на ковре у начальника гораздо обиднее, чем по телефону. Стоишь, солидный и в костюме от “Бриони”, а тебя отчитывают, как первоклассника.

Нет уж, лучше подобрать перед совещанием все хвосты и гордо рапортовать о выполненных поручениях.

Еще одна важная цель собраний – сплотить коллектив. Когда каждый варится в собственном соку и не имеет площадки для высказываний – это плохо.

Виды совещаний

Совещания бывают плановыми и внеплановые:

  • на плановых совещаниях обсуждаются текущие вопросы работы. Как раз они проводятся по графику, спланированному заранее – отсюда и название. Это могут быть ежедневные пятиминутки для планирования дня, еженедельные и ежемесячные собрания;
  • внеплановые совещания собираются для оперативного решения конкретной задачи, возникшей здесь и сейчас. Могут состояться в любое время.

Готовимся к совещанию правильно

Оперативки не должны стать формальностью вроде “Ну сегодня у нас понедельник, надо бы собраться и пообщаться”. Для того, чтобы встреча прошла с пользой, нужно готовиться. Вот алгоритм подготовки:

  • составьте план совещания. Так вы ничего не забудете и избежите сумбура при изложении задач. Нет плана – нет четкой структуры. Будете плавать, перескакивать с одного на другое. Запутаетесь сами и собьете с толку коллектив;
  • составьте список сотрудников, которых надо пригласить. Здесь все зависит от тематики и поставленных задач. Если собираетесь пообщаться с начальниками отделов касательно повышения продаж, бухгалтера звать не нужно;
  • определите тайминг. Оптимальное время совещания – от 30 минут до часа. Если общаться меньше – вряд ли получится охватить все рабочие вопросы и дать всем высказаться. А провозитесь больше часа – сотрудники начнут сладко зевать и терять нить разговора. Не можете уложиться в час – разбейте совещание на 2 части с небольшим перерывом – 5-7 минут;
  • вспомните прошлое совещание. Рекомендуем начинать общение с того, чтобы пробежаться по задачам, поставленным на прошлой оперативке. Пускай ответственные за их выполнение доложат, как идут дела;
  • прикиньте структуру собрания. Важные и приоритетные задачи ставьте на первый план, а всякие корпоративы и поездки на природу обсуждайте под конец;
  • заранее предупредите сотрудников, которых хотите позвать. Лучше лично или по телефону. Сделаете рассылку – скажут, что не успели прочитать письмо;
  • подготовьте документы. Если нужны какие-то материалы – распечатайте их заранее, чтобы не беситься в последний момент или, хуже того, прерывать для этого совещание. Сделайте копии для всех работников, которым это может понадобится;
  • попросите сотрудников захватить блокноты и ручки. 90 % из того, что прозвучит на собрании, будет тут же забыто. А что написано пером – не вырубишь топором. Пусть сидят и делают свои пометки – самим же потом будет удобнее вспоминать сказанное.

Правила проведения рабочего совещания

Никаких секретных рецептов здесь не существует. Есть набор базовых правил, которые помогут провести совещание с наибольшим эффектом.

Не делайте встречу однобокой

Если совещание, вместо обсуждения рабочих вопросов и полезностей превращается, например, в публичную порку провинившихся или монолог руководителя, толку будет мало. Нужно построить собрание таким образом, чтобы отработать как можно больше разных вопросов. Разбейте встречу на части:

  1. Оглашение плана собрания. Сначала перечислите список вопросов повестки. Совсем кратко – подробности начнутся во время обсуждения самих вопросов.
  2. Пробегитесь по прошлому собранию. Какие задачи ставились, как идет их выполнения, какие возникают трудности.
  3. Начните обсуждение с важных и срочных задач, постепенно переходя к менее значимым.
  4. Если нужно, проведите мозговой штурм.
  5. Попросите собравшихся задать интересующие вопросы. Иногда для них это единственный шанс сделать это. Возможно, не все собравшиеся видят друг друга вне вашего кабинета, а тут, пока все собрались, нужно пользоваться случаем.
  6. Завершите собрание. В конце, как мы уже говорили, можно обсудить вопросы, не касающиеся бизнеса напрямую: жизнь вне офиса, дни рождения сотрудников и так далее.

Не превращайте оперативку в набор формальностей

Проводите встречу как можно проще. Избегайте протокольности и чрезмерной официальщины. Если полчаса выбирать секретаря, оглашать повестку и ать за нее, вести подробный протокол и все такое – то к середине оперативки услышите дружный храп. Не теряйте время и сразу начинайте. Оставьте формальности собраниям городской думы и съездам профкома.

Ведите себя немного строже, чем обычно. Ставьте небольшой барьер между собой и подчиненными. Если в текущей обстановке про субординацию часто забывают, то на совещании этого делать нельзя. Но не перегибайте палку. Когда начальник общается с подчиненными на “ты”, а на оперативках переходит на “вы” – это, как минимум, смешно.

Хвалите подчиненных

Во время совещания не забывайте отмечать тех, кто хорошо поработал. Это мотивирует людей работать лучше – это раз. Человек видит, что его заслуги не остались незамеченными – это два. Да и для других хороший пример.

Знаете, какая претензия больше всего распространена среди подчиненных? Никому не нравится, когда босс замечает только недостатки. Один раз в жизни не сдал проект вовремя – заметят сразу. А пашешь от зари до зари – этого никто не замечает и воспринимают как должное.

Не идите по такому пути. Будьте справедливыми – что может быть проще. Сделали хорошо и вовремя – похвалите, ошиблись – поругайте. Только не делайте исключений.

Наказывать – так всех, никаких любимчиков и предвзятого отношения. Если за одну и ту же провинность одного лишают премии, а у другого даже не замечают – значит, что-то тут не так.

Сотрудники очень тонко чувствуют дискриминацию и предвзятое отношение – так и до конфликта недалеко.

Давайте всем право голоса

Собрание не должно быть монологом руководителя, каким бы хорошим оратором он не был. Поэтому всегда давайте высказаться всем собравшимся. Сделать это проще простого: после каждого пункта собрания спросите присутствующих, нет ли у них вопросов или замечаний. Вообще как можно больше вовлекайте людей в процесс. Приучите их к тому, что вопросы можно и нужно задавать.

Если на собрании есть новички – уделите им чуть больше внимания, чем остальным. Новые работники могут элементарно стесняться высказывать свое мнение. А оно бывает весьма ценным – такие сотрудники имеют свежий взгляд на вещи, недоступный тем, кто много лет в деле. Обращайтесь к ним напрямую, мол, а ты, Иван Иваныч, что об этом думаешь?

Делайте лирические отступления

Если собрание длится более получаса, есть смысл пару раз отвлечься по ходу дела. Вспомните лекции в университете или уроки в школе.

Если преподаватель без остановки 45 минут пишет на доске интегралы, такой урок становится скучным и неинтересным.

Но стоит ему рассказать историю из жизни или элементарно отпустить пару шуток, и лекция получается увлекательной и захватывающей. На такие занятия ходят охотнее, а даже самый сложный материал усваивается лучше.

С оперативными совещаниями тоже самое. Не бойтесь немного отвлечься и поведать собравшимся что-то на отвлеченные темы. Одна-две минуты времени погоды не сделают, а градус официальности и напряженности снимут на ура.

Протокол совещания

Поздравляем, совещание вы провели. Пообщались, вопросы порешали, головами покивали. Все классно, все супер. На самом деле не классно и не супер. Теперь самое главное – закрепить результаты.

Если все останется на словах – будьте уверены: половину поручений работники попросту забудут. Или сделают вид, что забыли. А потом будут бегать один за другим, чтобы уточнить какие-то вопросы.

И что толку от такого совещания?

Итогом собрания должен стать протокол оперативного совещания. Это мегаважный документ, в котором записаны все ходы. Вот что нужно отразить в протоколе:

  1. Дату собрания. Глянув на документ, сотрудники должны понимать, когда было совещание и могут сориентироваться в сроках. А лучше пускай заведут папочки и хранят в них все протоколы. Можно в электронном виде.
  2. Перечень задач. Самый главный пункт. Все поручения должны быть сформулированы внятно и, самое главное, однозначно. Не забывайте: приказ, который может быть понят неправильно, будет понят неправильно.
  3. Список ответственных лиц. Лучше составить протокол в виде таблички, где напротив каждого задания будет указана фамилия или фамилии сотрудников, ответственных за их выполнение.
  4. Срок выполнения задания. В этой же таблице напротив фамилии работника укажите дату, когда поручение должно быть выполнено. Никогда не ставьте крайний срок. Если на выполнение работы дается месяц – укажите в протоколе 3 недели. Так вы дисциплинируете работника и оставите себе и ему время для маневра.
  5. Подписи участников совещания. Подпись – гарантия того, что человек ознакомлен с документом. Обязательно соберите автографы всех, кто присутствовал и кому были поручены задания.

Чтобы не отвлекаться, для ведения протокола пригласите помощника – пусть выполняет обязанности секретаря. Записывает задачи, указывает ответственных и фиксирует все сказанное участниками движухи.

Это если совещание объемное и задач много. Если пришли 3-5 человек на 10 минут – справитесь сами и помощник не нужен. Возьмите лист бумаги или блокнот и делайте пометки. Потом оформите все, как положено.

Можно открыть ноутбук и делать все в экселевской табличке – кому как удобно.

Копии протоколов раздайте всем подчиненным, лучше в бумажном виде. Пусть повесят у себя в офисе и вдохновляются. Не пускайте выполнение поручений на самотек. Иногда зайдите да проверьте, как выполняются ваши поручения и нет ли каких-то трудностей. Бывает, что работы, по каким-то причинам, буксуют, но сотрудники об этом не сообщают.

Подытожим

Рабочее совещание – очень эффективный инструмент общения, если им правильно пользоваться. Сделайте это системой и очень скоро вы почувствуете результат. А заодно и научитесь ораторскому искусству. Желаем успехов!

Источник: https://www.insales.ru/blogs/university/pravila-provedeniya-soveshchaniy

Юрист и закон
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: