Обязательно ли нужна подпись владельца трудовой книжки

Содержание
  1. Кто должен расписываться в трудовой книжке при увольнении
  2. Основные сведения
  3. Требования к подписи
  4. Согласие сотрудника
  5. Заверение печатью
  6. Обязательно ли нужна подпись владельца трудовой книжки
  7. Место для подписи работника в трудовой книжке
  8. Обязательно ли подпись ответственного лица за ведение трудовых книжек на титульном листе вкладыша к трудовой книжке?
  9. Что делать с трудовой книжкой, в которой на титульном листе в графе «подпись владельца книжки» указана фамилия лица, ответственного за ведение трудовых книжек и она зачеркнута?
  10. В каком возрасте можно завести её?
  11. Нюансы оформления
  12. Ознакомление работника с записями в трудовой книжке
  13. Трудовые книжки
  14. Вопрос 2. Нужно ли указывать в трудовой книжке адрес обособленного подразделения?
  15. Передача полномочий по оформлению бланков
  16. Как правильно заверить запись
  17. Перенос подписи и печати на новую строчку и ошибки при ведении трудовой
  18. Как правильно заполнять (оформлять) трудовые книжки: вопросы на сложные вопросы
  19. Вопрос 2. Нужно ли указывать в трудовой книжке адрес обособленного подразделения?
  20. Вопрос 3. Совместительство стало основной работой. Как оформить в трудовой книжке?
  21. Вопрос 4. Как оформить вкладыш к трудовой книжке?
  22. Вопрос 5. Можно ли иметь две трудовые книжки иностранцам?
  23. Вопрос 6. Как правильно заполнять титульный лист трудовой книжки?
  24. Типичные ошибки при заполнении трудовых книжек:
  25. Нужна ли подпись сотрудника в трудовой книжке?
  26. Почему так важно проверять все данные?
  27. Когда работник должен ставить личную подпись в трудовой
  28. Цель внесения подписи работника в трудовую книжку
  29. Требования, предъявляемые к подписи работника

Кто должен расписываться в трудовой книжке при увольнении

Обязательно ли нужна подпись владельца трудовой книжки

Независимо от причины увольнения, в трудовой книжке сотрудника делается соответствующая запись, которая должна быть подкреплена подписью и печатью.

В этом случае у сотрудников кадровой службы очень часто возникает вопрос о том, кто расписывается в трудовой книжке при увольнении в обязательном порядке.

Чтобы не допустить возникновения проблемных ситуаций, необходимо знать все тонкости этого процесса.

Основные сведения

Любое расторжение трудовых отношений между сотрудником и руководителем предприятия основывается на созданном приказе об увольнении. Уже после подписания этого документа сотрудник кадровой службы делает соответствующую запись в трудовой книжке уволенного работника. Она должна содержать определенную информацию:

  1. Причину увольнения (обычно прописывается статья Трудового кодекса).
  2. Дату расторжения трудовых отношений.
  3. Номер приказа.

Эта информация в обязательном порядке должна подкрепиться подписью и печатью. С последним атрибутом все предельно понятно — сотрудник кадровой службы или руководитель учреждения ставит гербовую печать. Единственное требование — оттиск должен быть четким. А вот с подписью могут возникнуть некоторые сложности.

Требования к подписи

Согласно Унифицированной системе организационно-распорядительных документов от 2003 года, под словом «подпись» понимается:

  • наименование должности лица, сделавшего отметку об увольнении человека;
  • личная подпись этого человека (руководителя, секретаря, кадровика);
  • Ф.И.О. — расшифровка подписи, присутствие которой необходимо в обязательном порядке.

Подпись должна быть осуществлена той же ручкой, которой была сделана отметка. Она должна быть разборчивой и понятной. Недопустимо, чтобы обязанности были возложены на одного человека, а фактически работу выполнял другой.

Так, если на предприятии заведено, чтобы отметку делал руководитель, нельзя условно возлагать эту обязанность на кадровика или секретаря.

Имеет право подписать трудовую книжку и главный бухгалтер, если на него возложена такая обязанность.

Согласие сотрудника

Работник расписываться в трудовой книжке при увольнении должен, так как этим человек подтверждает свое согласие со сделанной записью и с тем, что получил на руки трудовую книжку.

Законодательством не установлено, какого именно вида должна быть эта подпись. В силу этого среди работодателей существует множество различных вариаций. Но наиболее правильным и популярным является вариант: «С записями ознакомлен (должность сотрудника, фамилия и инициалы)».

Существует множество нарушений, связанных с личной подписью сотрудника. Наиболее распространенным и грубым из них является отсутствие расшифровки, то есть фамилии и инициалов. Это признается ошибкой, поскольку очень часто сама подпись не отображает истинную фамилию человека, а содержит лишь первые буквы и какие-либо другие символы.

Заверение печатью

С этим пунктом все несколько проще, но в отдельных ситуациях могут возникать споры. Печать должна ставиться на завершающем этапе всей процедуры.

До недавнего времени разрешалось применять 2 варианта печати: учреждения или кадровой службы. Но с 2008 года в распоряжение Роструда были внесены некоторые коррективы.

Так, по информации на 2018 год запись в трудовой книжке считается действительной только в том случае, если она была заверена печатью учреждения.

То есть заверение печатью «для документов» является грубым нарушением действующего Законодательства. К оттиску также применяется ряд требований:

  1. Как уже было сказано ранее, правильным считается четкий оттиск. Смазанный или пропечатанный не четко считается нарушением.
  2. Недопустимо, чтобы печать затрудняла прочтение какой-либо информации, в частности, не должна полностью закрывать личные подписи сотрудников.
  3. Идеальным вариантом считается, если печать занимает нижние пустые строчки, немного захватывая подпись уволенного человека.

И главное правило — печать является нужным атрибутом, поэтому про нее нельзя забывать.

При оформлении записи в трудовой книжке сотрудника ответственный сотрудник должен быть предельно внимательным.

Неверно сделанная запись или какой-либо упущенный шаг могут обернуться серьезными проблемами как для уволенного сотрудника, так и для кадровика (или другого работника, на которого возложены обязанности).

При составлении записи работник в первую очередь должен руководствоваться действующим Трудовым Кодексом. И также необходимо изучать нормативные документы, на которые ссылаются некоторые статьи ТК.

Источник: https://trud.help/docs/kto-dolzhen-raspisyivatsya-v-trudovoy/

Обязательно ли нужна подпись владельца трудовой книжки

Обязательно ли нужна подпись владельца трудовой книжки

Почему так важно проверять все данные?.

Как правило, на неправильно совершенные записи либо их полноту лицо обращает внимание только при выходе на пенсию, во время оформления заграничного паспорта для выезда за рубеж или при сборе необходимой документации для получения банковского кредита.

Некорректное заполнение основного трудового документа лица может повлечь отрицательные последствия, которые необходимо немедленно устранить.

Однако не всегда это возможно сделать быстро и без существенных временных затрат, ведь организация – бывший работодатель может быть реорганизована, сменить свое фактическое место нахождения, поменять руководителя либо вообще быть ликвидирована. В этом случае потребуется не один день на восстановление правильной записи в трудовой книжке.

Именно поэтому так важно, перед тем как собственноручно завизировать имеющиеся сведения о трудовой деятельности, ознакомиться с ними и тщательно проверить все данные.

Место для подписи работника в трудовой книжке

Многолетняя практика свидетельствует о том, что личные подписи самого работника и сотрудника кадровой службы, ответственного за ведение трудовых книжек, должны располагаться строго в графе 3.

При этом подпись работника должна быть проставлена четко под подписью кадровика без пропуска строк. Данный факт свидетельствует о недопустимости размещения подписей обоих сотрудников на одной строке.

Кроме того, установлена очередность совершения подобных записей, которая сводится к следующему:

  • ставится подпись ответственного лица с указанием расшифровки;
  • делается оттиск печати организации-работодателя;
  • совершается подпись работника и производится расшифровка фамилии и инициалов.

Печать должна располагаться так, чтобы не скрывать подписи, совершенные кадровиком и увольняемым работником. Не рекомендуется ставить ее таким образом, чтобы ее оттиск закрывал часть текста. Поэтому лучше, если печать будет захватывать лишь часть подписи работника и кадровика и нижние пустые строки.

Обязательно ли подпись ответственного лица за ведение трудовых книжек на титульном листе вкладыша к трудовой книжке?

Подробности в материалах Системы Кадры:

ВКЛАДЫШ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ (без трудовой книжки недействителен) ВТ № 010986 Фамилия Дежнева Имя Анна Отчество Васильевна Дата рождения 15.10.1973 (число, месяц, год) Образование высшее профессиональное Профессия, специальность экономист Дата заполнения « 13 » января 20 13 г. (число, месяц, год) Подпись владельца книжки М.П.

Что делать с трудовой книжкой, в которой на титульном листе в графе «подпись владельца книжки» указана фамилия лица, ответственного за ведение трудовых книжек и она зачеркнута?

На титульном листе запишите следующие сведения о сотруднике:

  1. фамилию, имя, отчество;
  2. дату рождения (число, месяц, год);
  3. (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Такой порядок предусмотрен Правил, утвержденных .

Фамилию, имя и отчество укажите полностью, без сокращений и замены инициалами. Полностью напишите и дату рождения.

В каком возрасте можно завести её?

Возраст, со скольки лет можно и нужно заводить трудовую книжку, равен возрасту, с которого работник впервые заключил трудовой договор.

Статья 63 ТКРФ устанавливает минимальный возраст – 16 лет — в общих случаях. Однако законом предусмотрены исключения:

  • с 15 лет работающим в условиях легко труда;
  • с 14 лет при согласии родителей (опекунов);
  • для работы в кинематографии, театре, организации концертов – ранее 14 лет при определенных условиях.

Таким образом, трудовая книжка может быть заведена в любом возрасте, если это не противоречит законодательству РФ.

Нюансы оформления

Кадровое делопроизводство ведется стандартным образом. Но возникают ситуации, которые требуют отдельного решения.

Таблица с вопросами по кадровому делопроизводству

ВопросРешение
Увольняется сотрудник, у которого книжка ведется на двух языках. Как проводится заверка записей в этом случае?В этом случае требуется писать об увольнении также на двух языках. Заверка нужна для обоих текстов.
Сотрудница ушла в отпуск с последующим увольнением. Теперь отказывается приезжать в офис и забирать книжку. Можно ли направить документ почтой?Документ можно отправить почтой только в одном случае: специалист дал на это свое согласие. Если согласия нет, требуется направить письменное извещение с просьбой самостоятельно забрать документ.
Нужно ли писать «ознакомлен» при заверке записи об увольнении?Закон не устанавливает обязанности писать «ознакомлен», поэтому делать это необязательно. Но если написать «ознакомлен», это не будет большой ошибкой.
Бизнесмен открыл ИП, нанял много работников. Должен ли предприниматель самостоятельно вести книжки сотрудников?Предприниматель должен самостоятельно вести бланки. Можно также назначить ответственное лицо. Издается приказ о передаче полномочий кадровику, секретарю или бухгалтеру. Прядок установлен пунктом 45 Правил.

Любой кадровый вопрос нужно решать, руководствуясь нормами Трудового кодекса, Правилами и Инструкцией.

Ознакомление работника с записями в трудовой книжке

Обновление: 16 декабря 2019 г. Форма и порядок составления таких книжек закреплены в двух подзаконных актах:

  1. Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).
  2. Правилах, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);

Рассматриваемый документ, как правило, хранится у работодателя.

Исключение из правил составляют случаи, когда работник не осуществляет трудовую деятельность по найму в организации или у индивидуального предпринимателя. Законодательством предусмотрены случаи, когда работник имеет доступ к этому документу для проставления в нем своей подписи об ознакомлении.

Трудовые книжки

Согласно п.35 Правил при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются: • подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, • подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в п.36 Правил).

Вопрос 2. Нужно ли указывать в трудовой книжке адрес обособленного подразделения?

Если сотрудник принимается для работы в обособленное подразделение, то в трудовом договоре достаточно указать название организации и населенный пункт. Работодателем по отношению к сотрудникам будет головная организация. Поэтому в трудовом договоре, приказе о приеме на работу, трудовой книжке в качестве работодателя должна быть указана именно головная организация.

Передача полномочий по оформлению бланков

Приказ – это документ, который издается, чтобы возложить обязанности на сотрудника отдела кадров.

4 основных реквизитов приказа:

  • дата издания;
  • номер;
  • фамилия, отчество, имя и должность сотрудника, назначенного ответственным лицом за оформление книжек;
  • сумма прибавки к заработной плате.

Как правильно заверить запись

Правила определено, что сотрудник расписывается после того, как сделана запись.

Традиционная схема оформления:

  • специалист кадровой службы указывает свою должность.
  • расписывается.
  • делает расшифровку. Например, пишет: Иванов А.Л.

Здесь есть один важный момент. Правила запрещают сокращать в бланке. Получается, ставить инициалы вместо полного указания имени и отчества, неправильно. Поэтому есть второй вариант заверения. Образец: Иванов Алексей Леонидович.

Возникает еще один вопрос: указывать должность специалиста или нет. Когда должностное лицо получает документ в последний рабочий день, должность указывается. Если человек уже уволился и забирает бланк, то должность не пишется.

Писать слова: «заверяю» и «ознакомлен» также не имеет смысла. Закон не устанавливает обязанности писать дополнительные слова для тех, кто подписывает трудовую книжку при увольнении.

Перенос подписи и печати на новую строчку и ошибки при ведении трудовой

Много споров и вопросов у сотрудников кадровых отделов вызывает ситуация, когда подпись руководителя в трудовой книжке перенесена на новую страницу. О том, что делать в такой ситуации, нет заметки ни в одном законодательном акте, а поэтому сложно судить о правильности действий при недостатке места для подписи и печати работодателя.

Стоит отметить, что в нормативных актах трудового законодательства указано, что в трудовой книжке не должно быть пустых строк.

То есть каждая следующая запись должна вноситься в следующей строке, после предыдущей. Если принимать это в учет, то перенос подписи на новую страницу не является ошибкой.

Тем более, после заверения записи работодателем, под ней свою подпись должен поставить владелец трудовой книжки.

С другой стороны, некоторые кадровики оставляют пару пустых строк в конце, перенося запись на следующую страницу. Формально это считается нарушением правил ведения трудовых книжек, а на практике подобные ситуации достаточно редко могут вызывать проблемы у владельцев. Но как бы там ни было, лучше перестраховаться и делать все по закону.

Кроме проблем с недостатком места для внесения записей, существует еще большое количество ошибок, которые допускаются работодателями. Чаще всего это происходит при оформлении документа, так что их можно исправить переоформлением. К подобным ошибкам можно отнести:

  • указание неправильной фамилии;
  • дата рождения указывается не в цифровом формате;
  • нет сведений об образовании сотрудников;
  • отсутствие подписи владельца трудовой;
  • не указывается дата заполнения.

Это наиболее распространенные ошибки, которые могут стать для владельца трудовой книжки серьезной проблемой в будущем, поскольку такой документ является недействительным.

Источник: https://mnemaks.ru/transportnoe-pravo/6544-obyazatelno-li-nuzhna-podpis-vladelca-trudovoy-knizhki.html

Как правильно заполнять (оформлять) трудовые книжки: вопросы на сложные вопросы

Обязательно ли нужна подпись владельца трудовой книжки

В Школе бухгалтера прошел открытый вебинар, на котором эксперт Евгения Конюхова подробно рассказала, как правильно заполнять трудовую книжку. Читайте подборку самых интересных вопросов слушателей вебинара.

Отвечает Евгения Конюхова, ведущая вебинара «Трудовые книжки: стандарты ведения, исправления, записи при увольнении»:

«Печать не ставится после записи о приеме, только после записи об увольнении. Чтобы внести исправления, руководствуйтесь Правилами, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и Инструкцией, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Алгоритм действий:

  • поставить следующий порядковый номер;
  • в графе 2 — дату исправления записи;
  • в графе 3 написать «Запись под номером… недействительна. Принят (написать дату приема на работу цифровым способом) в структурное подразделение, должность;
  • в графе 4 дать ссылку на приказ о приеме на работу.

Важно: после слов «Запись под номером… недействительна» в графу 3 надо переписать правильный вариант записи о приеме на работу. Дата приема на работу в этой ситуации также вписывается в графу 3».

Скачать ответы на вопросы слушателей вебинара про трудовые книжки.

Вопрос 2. Нужно ли указывать в трудовой книжке адрес обособленного подразделения?

Если сотрудник принимается для работы в обособленное подразделение, то в трудовом договоре достаточно указать название организации и населенный пункт. Работодателем по отношению к сотрудникам будет головная организация. Поэтому в трудовом договоре, приказе о приеме на работу, трудовой книжке в качестве работодателя должна быть указана именно головная организация.

Нужно ли указывать в трудовой книжке адрес обособленного подразделения в соответствии с трудовым договором и, соответственно, делать запись при изменении обособленного подразделения в одной организации? Евгения Конюхова считает, что в этой ситуации необходимо смотреть, что указано в трудовом договоре и приказе о приеме на работу. «Адрес не пишем, а название населенного пункта нужно указать, если оно присутствует в названии обособленного подразделения», — отмечает эксперт.

Вопрос 3. Совместительство стало основной работой. Как оформить в трудовой книжке?

Кадровое делопроизводство

Профпереподготовка в Контур.Школе. Дистанционно

Программа обучения 

Трудовой кодекс не регулирует перевод из совместительства на основное место работы. 

Ситуация. Сотрудник оформлен в другой компании бухгалтером, и это место работы является для него основным. Необходимо оформить перевод его в другую компанию директором, и теперь это будет его основное место работы, а работу бухгалтером оставить по совместительству. Как грамотно оформить записи в трудовой книжке?

Изменения произойдут автоматически? Конечно же, нет. 

Эксперт Евгения Конюхова рассказала, что по этому вопросу есть разные точки зрения, и согласно одной из них оформлять такие изменения нужно через допсоглашения к трудовому договору. Но эксперт категорически не рекомендует придерживаться такой позиции:

«Правильно сначала уволить работника с должности бухгалтера с основного места работы. Следующим днем принять на основное место работы директором. Внести запись о приеме на работу директором. Этим же днем можно оформить документы на прием на работу бухгалтером, но на условиях совместительства (помните про ограничение продолжительности рабочего времени, установленное ст. 284 ТК РФ).

То есть сначала должна быть запись об увольнении с основного места работы, где сотрудник работает бухгалтером, и только потом оформляется прием на работу на основное место работы директором».

Следует помнить о правиле п. 20 Постановления Правительства РФ № 225: запись о работе по совместительству вносится только по желанию работника и только по основному месту работы.

Если работнику захочется, чтобы в трудовую была внесена запись о работе по совместительству бухгалтером, то на основное место работы, где он будет работать директором, нужно будет принести справку или копию приказа о приеме на работу по совместительству бухгалтером.

Вопрос 4. Как оформить вкладыш к трудовой книжке?

Вкладыш оформляется в случае, если графы раздела полностью заполнены. При этом нужно внести новые сведения. На практике чаще встречается ситуация, когда заполненными оказываются листы, включающие сведения о работе. Не вносите данные в другой раздел — такие действия кадровика расцениваются как неправомерные. 

Слушатель вебинара написал о следующей проблеме:

Ситуация. Работодатель при увольнении работника внес несколько записей о работе по совместительству и запись об увольнении в раздел о награждениях, исправив зачеркиванием название данного раздела. Как исправить данную ситуацию и надо ли это делать? Может, новому работодателю просто завести вкладыш и внести запись о приеме уже во вкладыш?

Евгения Конюхова напомнила, что новый работодатель никогда не исправляет ошибки других работодателей. Главное правило исправления записей: исправляет тот, кто допустил нарушение.

Новый работодатель просто вшивает вкладыш, в разделе «Сведения о приеме на работу» пишет в графе 3 название своей организации, проставляет следующий номер в разделе «Сведения о приеме на работу» трудовой книжки. При этом номера в сведениях о награждениях не учитываются.

Вопрос 5. Можно ли иметь две трудовые книжки иностранцам?

При приеме на работу лиц, прибывших из других стран, нередко возникают сложности. Работники редко предоставляют трудовые книжки, заполненные в соответствии с действующими на территории РФ правилами. В случае с гражданами других государств существует два алгоритма действий:

  1. Внести записи в имеющуюся трудовую книжку.
  2. Завести новую книжку.

Первый вариант подходит, если у иностранного гражданина трудовая книжка на российском или советском бланке. Во втором случае можно иметь две трудовые книжки в порядке исключения. Такое право предоставляется крымчанам и жителям Севастополя (письмо Минтруда от 24.11.2014 № 14-2/В-862).

Работодатель открывает книжку российского образца. С украинского документа можно снять копию, но оригинал работодатель себе не берет, ведет только новую трудовую книжку установленного образца.

Ситуация. У нас работает украинец с видом на жительство в РФ. Трудовая книжка у него украинская. Предыдущие российские работодатели вносили записи в эту трудовую книжку, причем в украинскую часть. Можем ли мы поступить так же? Если открывать новую российскую трудовую книжку, то указывать что-нибудь про предыдущие работы?

Евгению Конюхова прокомментировала эту ситуацию так: «Посмотрите, точно ли это трудовая книжка украинского образца. Если это трудовая книжка 1975 г. двуязычная (советский бланк), то можно продолжать вносить записи. Если трудовая книжка действительно украинского образца, то необходимо завести новую трудовую книжку, признаваемую на территории России действительной.

Информацию о местах работы на Украине в страховом стаже из этой трудовой книжке посчитать можете, а вот записи российских работодателей в такой трудовой книжке в стаже не учитываются.

Нужны будут справки с этих мест работы для включения их в стаж. При оформлении документа российского образца зарубежный экземпляр книжки работодатель не заполняет, сотрудник работает только по одной книжке».

Вопрос 6. Как правильно заполнять титульный лист трудовой книжки?

Правила:

  1. Титульный бланк трудовой книжки заполняется в двух случаях: первое трудоустройство и оформление дубликата.
  2. Вся информация о владельце трудовой вносится чернилами черного, синего или фиолетового цвета. При заполнении необходимо указать: Ф.И.О., дату рождения (ДД.ММ.ГГГГ), образование и специальность, профессию.
  3. Информация вносится на основании предоставленных работником документов: как там написано, так и пишем. Никакие записи со слов работника не делаются. Текст должен быть написан аккуратно, разборчивым почерком. Не допускаются помарки и ошибки.
  4. Даты вносятся арабскими цифрами.
  5. На титульном листе ничего исправлять нельзя! Совершили ошибку — трудовая книжка становится испорченным бланком, его нужно уничтожить. 

Записи на титульном листе заверяются подписью специалиста, ответственного за трудовые книжки. Далее ставится печать компании, если она есть. Ее оттиск ставится в специально отведенном для этого месте на бланке. Если печати нет, значит, не ставим.

После того как кадровик внесет необходимые сведения, владелец документа в специально отведенной строке расписывается в знак согласия с тем, что все данные внесены верно.

Если были допущены ошибки, то такой документ признается недействительным и подлежит уничтожению, а владельцу трудовой книжки выписывается новый бланк (за счет организации).

Типичные ошибки при заполнении трудовых книжек:

Вебинары для бухгалтеров и кадровиков

Лекции с экспертами-практиками в Контур.Школе

Расписание вебинаров

  1. Неправильное внесение Ф.И.О. Такую трудовую книжку работодатель не может принять. По просьбе работника ему может быть оформлена новая трудовая книжка.
  2. Не указано образование сотрудника. Иногда внизу подчеркивают одной чертой наличие образования, а графа остается незаполненной. Необходимо словами записать вид образования сотрудника. Обратите внимание: ссылка на документ, на основании которого вносится запись об образовании на развороте обложки, не делается (п. 2.4. Инструкции № 69).
  3. Не указаны профессия, специальность. Иногда в разделе указывают не профессию, специальность, а наименование должности работника — это нарушение. При заполнении данного раздела необходимо опираться на документ об образовании.
  4. В графе «Подпись лица, ответственного за выдачу трудовой книжки» проставить одну фамилию недостаточно. Эта графа подразумевает наличие именно личной подписи ответственного лица.
  5. На титульном листе нет печати организации, в которой заполняется трудовая книжка.

Источник: https://School.Kontur.ru/publications/1664

Нужна ли подпись сотрудника в трудовой книжке?

Обязательно ли нужна подпись владельца трудовой книжки

Трудовая книжка является важнейшим документом, подтверждающим факт трудовой деятельности каждого работающего человека. Именно поэтому так важно, чтобы все записи, содержащиеся в ней, были корректными и правильно оформленными. Проверить данный факт может сам владелец. Подтверждением этому является подпись работника в трудовой книжке.

Такая подпись ставится собственноручно работником предприятия только после того, как все внесенные сведения были им тщательно проверены.

Это делается для того, чтобы не допустить неточностей в совершенных записях со стороны организации-работодателя, обезопасить себя от будущей бумажной волокиты в случае, если выяснится, что запись сделана неверно либо вообще отсутствует, а также исключить возникновение других проблемных ситуаций.

Почему так важно проверять все данные?

Как правило, на неправильно совершенные записи либо их полноту лицо обращает внимание только при выходе на пенсию, во время оформления заграничного паспорта для выезда за рубеж или при сборе необходимой документации для получения банковского кредита.

Некорректное заполнение основного трудового документа лица может повлечь отрицательные последствия, которые необходимо немедленно устранить.

Однако не всегда это возможно сделать быстро и без существенных временных затрат, ведь организация – бывший работодатель может быть реорганизована, сменить свое фактическое место нахождения, поменять руководителя либо вообще быть ликвидирована. В этом случае потребуется не один день на восстановление правильной записи в трудовой книжке.

Именно поэтому так важно, перед тем как собственноручно завизировать имеющиеся сведения о трудовой деятельности, ознакомиться с ними и тщательно проверить все данные.

Когда работник должен ставить личную подпись в трудовой

Отечественным законодательством предусмотрено несколько случаев, когда работник обязан поставить свою подпись в основном документе о своей трудовой деятельности и профессиональном стаже. Среди них выделяют следующие:

  1. на титульном листе трудовой книжки после того, как ответственный за ее ведение и хранение заполнит все основные сведения о конкретном сотруднике (фамилия, имя, отчество, день, месяц и гор рождения, записи о полученном образовании (полном или неполном), профессия, специальность или специализация с указанием уровня квалификации);
  2. на титульном листе после совершения всех записей, отраженных в пункте 1, при выдаче работнику дубликата трудовой книжки;
  3. при выдаче вкладыша к трудовой книжке подпись ставится также на титульном листе, после заполнения всех необходимых полей (вкладыш имеет юридическую силу только в совокупности с трудовой книжкой);
  4. после ознакомления со всеми внесенными в трудовую книжку записями, реквизитами, а также после проверки наличия подписи и печати организации-работодателя или уполномоченного лица.

Совершение каждой новой записи, которая вносится сотрудником отдела кадров в трудовую книжку или в ее вкладыш, связанная с переводом в другое подразделение, назначение на другую должность, увольнение работника, должно сопровождаться оповещением работника. При этом само лицо, в отношении которого вносились соответствующие изменения, должно расписаться в личной карточке о том, что оно ознакомлено с данным фактом.

Например, в случае увольнения при вручении документа о трудовой деятельности сотруднику лично в руки, работник ставит подпись в трудовой книжке, а также в двух других документах, в частности:

  • в личной карточке;
  • в книге учета движения трудовых книжек.

Личная карточка – это документ установленного образца, который должен быть оформлен на каждого работника, трудоустроенного в конкретной организации. Она состоит из 11 разделов, в том числе общих сведений, информации о воинском учете, прием на работу и соответствующие переводы, аттестация, окончание курсов повышения квалификации, переподготовка.

Книга учета представляет собой комплексный документ, в котором регистрируется любое движение трудовых книжек внутри и вне организации-работодателя.

В законе есть одна оговорка, в соответствии с которой подпись работника не ставится в том случае, когда в день прекращения юридического действия трудового договора невозможно выдать трудовую книжку.

Это может быть обусловлено тем, что работник отсутствует либо отказывается получить ее на руки.

В этой связи представитель работодателя должен направить ему соответствующее уведомление, в котором содержится предложение забрать трудовую лично либо дать письменное согласие на ее отправку посредством почтовых услуг.

Цель внесения подписи работника в трудовую книжку

Некоторые считают, что подпись работника, проставляемая в указанных случаях в трудовой книжке, не несет в себе никакой смысловой и юридической нагрузки. Однако это мнение ошибочно.

Основные цели совершения подписи сводятся к следующему:

  • проставление образца подписи на титуле трудовой книжки, чтобы в дальнейшем можно было сличить вновь совершаемые подписи в сведениях о работе;
  • свидетельство того, что работник ознакомился с внесенными данными и подтверждает их корректное содержание;
  • исключение возможности наступления предусмотренной законодательством ответственности.

Требования, предъявляемые к подписи работника

Ни Трудовой кодекс, ни законодательство, регулирующее порядок ведения и хранения трудовых книжек, не содержат прямых предписаний, касающихся постановки подписи работника. Однако практические работники накопили достаточно богатый опыт по данному вопросу. В этой связи подпись работника должна соответствовать следующим рекомендациям.

  1. Подпись должна быть аккуратной.
  2. Подпись должна быть совершена гелевой, перьевой или шариковой ручкой чернилами синего, черного или фиолетового цвета.
  3. После того, как работник поставил свою подпись, необходимо расшифровать ее.
  4. Расшифровка подписи должна быть полной, то есть необходимо указать не только фамилию, но и инициалы работника.
  5. В трудовой книжке должна ставиться только подпись и ее расшифровка без дополнительных пояснений в виде «с записями ознакомлен», «согласен» или «совершенные записи верны».

Однако относительно последнего пункта существуют активные дискуссии, ведь в соответствии с государственным стандартом реквизит «Подпись» включает в себя следующие элементы:

  • название должности работника, который поставил свою подпись;
  • личная подпись;
  • расшифровка подписи с указанием фамилии и инициалов.

Вместе с тем, в государственном стандарте закреплен перечень документов, на которые распространяются все его требования. Трудовая книжка в этом списке не числится, поэтому в отношении нее положения ГОСТа носят рекомендательный характер и не требуют обязательного соблюдения всех требований.

Юрист и закон
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: