Как прикреплчется вкладыш в трудовую книжку

Содержание
  1. Правильно прикрепляем вкладыш в трудовую книжку
  2. Распространенные ошибки
  3. Оформление и заверка
  4. Как прикреплять вкладыш в трудовую книжку
  5. Как правильно пришить вкладыш в трудовую книжку
  6. Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку
  7. Оформление вкладыша в трудовую книжку
  8. Образец оформления вкладыша в трудовую книжку 2020
  9. Образец вкладыша в трудовую книжку
  10. Как оформить вкладыш в трудовую книжку правильно – поэтапный процесс
  11. Вкладыш и его особенности
  12. Место для вкладыша
  13. Нюансы оформления
  14. Правила постановки штампа
  15. Ключевые моменты заполнения
  16. Алгоритм внесения дополнений
  17. Вшивание: поэтапный процесс
  18. Что нельзя делать?
  19. Как правильно провести выдачу вкладыша в трудовую книжку
  20. Изменение фамилии
  21. Когда выдают вкладыш{q}
  22. Оформление вкладыша: пошаговая инструкция внесения записи
  23. Пришить вкладыш в трудовую книжку: как это правильно сделать?
  24. Чем именно подшивать?
  25. Как правильно подшить вкладыш в трудовую книжку
  26. Как правильно вшить и заполнить вкладыш в трудовую книжку
  27. Порядок оформления вкладыша в трудовую книжку, советы и частые ошибки
  28. Пошаговая инструкция: как вшить вкладыш в трудовую книжку
  29. Нормативно-правовые документы и акты
  30. Оформление вкладыша к трудовой книжке
  31. Что такое вкладыш?
  32. Где получать?

Правильно прикрепляем вкладыш в трудовую книжку

Как прикреплчется вкладыш в трудовую книжку

Трудовая книжка гражданина Российской Федерации – важнейший документ, который фиксирует в себе основные трудовые события своего владельца. Как и любой другой учетный регистр, трудовая книжка также не безразмерна.

Иногда происходит так, что раздел, содержащий сведения о работе, заканчивается раньше, чем сама трудовая деятельность работника. В таком случае имеет место оформление дополнительного регистра – вкладыша в трудовую книжку.

Что это за документ и как прикрепить вкладыш в трудовую книжку?

Распространенные ошибки

Безусловно, трудовое законодательство РФ обязует каждого сотрудника отдела кадров изучать специальные правила и инструкции, которые дают исчерпывающий перечень норм и рекомендаций по поводу заполнения и хранения бланков трудовых книжек на предприятии.

Эти правила не обошли стороной также и особую процедуру – оформление и заверение вкладышей в трудовые книги. К сожалению, некоторые кадровики пренебрегают этими правилами, тем самым нанося значительный вред трудовым документам сотрудников.

Перечислим основные «погрешности» кадровых сотрудников, связанные с вкладышами в трудовые книжки работников предприятия:

  • вместо законного оформления вкладышей в трудовые книжки работники отдела кадров продолжают вносить основные сведения о работе в раздел «Сведения о награждениях»}
  • вклеивают в конце трудовой книжки чистые белые листы, имитируя продолжение трудовой книжки}
  • незаполненные листки из старых бланков трудовых книжек оформляют как вкладыши.

Все вышеперечисленные действия не являются законными. Информация, которая вносится в такие псевдо-вкладыши, теряет свою юридическую значимость. Важно, что кадровые сотрудники должны знать не только как оформить, но и как следует прикрепить вкладыш к трудовой книжке.

Оформление и заверка

Законом четко установлен порядок оформления вкладышей в трудовые книги. На эти вкладыши распространяются абсолютно все требования, применяемые к трудовой книжке. Основные этапы формирования дополнительного трудового документа – вкладыша в бланк трудовой книги:

  1. В случае окончания пустых строк в разделе «Сведения о работе» или в разделе «Сведения о награждениях» кадровый работник обязан продолжить заполнение трудовой книжки. Это осуществляется посредством вшивания вкладышей.
  2. На титульной странице трудовой книги в верхнем правом углу ставится отметка и штамп с указанием на то, что был выписан вкладыш.
  3. Также в трудовой книжке должны стоять номер и серия выданного вкладыша.
  4. Руководитель обязан обеспечить каждого своего работника трудовыми книжками и вкладышами, а каждый кадровик обязан знать, как пришивать вкладыш в трудовую книжку, чтобы в будущем не возникли проблемы по поводу расчета страхового и трудового стажа владельца бланка трудовой.
  5. Вкладыш не является самостоятельным документом, поэтому по закону считается, что вкладыш без трудовой признается недействительным.
  6. Если штамп отсутствует, то можно написать от руки фразу «выдан вкладыш». Такие действия не считаются незаконными, однако работодателю со временем все-таки придется приобрести необходимый штамп.
  7. Правила заполнения титульной страницы вкладыша такие же, как при заполнении титульного листа трудовой книжки.

Как прикреплять вкладыш в трудовую книжку

После грамотного оформления и заверения вкладыши должны быть закреплены в трудовой книжке. Если пренебречь этим правилом, то появляется потенциальная угроза утери вкладыша.

Законодатель не дает четких указаний на то, где именно закреплять вкладыши: в конце трудовой книжки, в начале или посередине. Решение этого вопроса полностью зависит от предпочтений работодателя. Тем не менее, для удобства принято закреплять вкладыш в конце трудовой. Такое расположение не только поспособствует сохранности вкладыша, но и не нарушит хронологию и порядок вносимых данных.

Немаловажным вопросом остается и следующий: нужно ли пришивать вкладыш в трудовую книжку? Согласно ныне действующим актам трудового законодательства, все оформленные вкладыши должны быть именно вшиты.

Не допускается вклеивание вкладышей, присоединение скобами степлера, вклеивание при помощи скотча. Только вшивание считается наиболее надежным способом присоединения вкладыша в трудовую к своему «сородичу».

Вшивание используется повсеместно в случае присоединения определенных важнейших документов. Примером может стать документооборот в бухгалтерском учете.

Как правильно пришить вкладыш в трудовую книжку

Вшивание исключает не только утерю вкладыша, но и его замену и другие неправомерные действия. Нормативные акты не содержат в себе и отдельные положения, посвященные тому, какой именно ниткой вшивать вкладыш и сколько делать проколов. Эти вопросы не столь важны, поэтому выбор остается за непосредственным руководителем.

На практике принято пришивать вкладыш в трудовую книжку суровой ниткой, обычно на 4 или 5 проколов. Напомним, что данное требование не является обязательным. Никто не взыщет с «правонарушителя» за не тот цвет нити или за лишний прокол в бланке трудовой или в ее вкладыше.

Обратите внимание на то, что нумерация во вкладыше не начинается с начала, а продолжается дальше. Плата за бланк вкладыша может быть внесена работником несколькими способами:

  • внести деньги в кассу предприятия}
  • перечислить деньги на расчетный счет}
  • средства могут быть удержаны из заработной платы (обязательно наличие письменного согласия работника).

Существуют также локальные акты предприятий, в которых уже оговорены способы выдачи вкладышей в трудовые книжки, а также способы их оплаты. Например, положения о внутреннем трудовом распорядке на предприятии могут содержать пункты, связанные с бесплатным или льготным оформлением вкладышей в трудовую книжку.

Иной раз происходят случаи, когда сотрудник не оплачивает стоимость вкладыша в трудовую вообще. Такая ситуация может возникнуть, если происходит повторное оформление вкладыша в трудовую после того, как предыдущий вариант был испорчен не по вине владельца, а по вине ответственного сотрудника отдела кадров, заполнившего первоначальный вариант.

  • Кадровое делопроизводство

Оцените публикацию

Источник: https://hr-portal.ru/article/pravilno-prikreplyaem-vkladysh-v-trudovuyu-knizhku

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку

Как прикреплчется вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку — это дополнительный бланк, который нужен, если основной закончился. Поговорим о том, как оформить образец вкладыша в трудовую книжку.

Работники, ведущие активный поиск лучшего места работы и часто меняющие работодателей, и отделы кадров часто сталкиваются с ситуацией, когда в трудовой книжке заканчивается последняя страница для записей. Продолжать делать записи о трудоустройстве в разделе, предназначенном для внесения сведений о награждении, запрещено.

Законодатели предусмотрели такую проблему, поэтому в Правилах заполнения, утвержденных постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 есть раздел, который дает инструкции, как оформить вкладыш в трудовую книжку (образец иллюстрирует правила оформления).

Этим разделом предусмотрено заведение дополнительных листов, порядок внесения в них сведений о работе, и даже рассказано, как вшить вкладыш в трудовую книжку.

Специально разработанный и имеющий степень защиты от подделок, аналогичную защите основного документа, вкладыш представляет собой блок чистых листов для записей без обложки, который подшивается или подклеивается в основной документ работника.

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225. Это дополнение к главному документу о стаже состоит из двух разделов, как и сам основной документ:

  • «Сведения о работе» — насчитывает 9 разворотов,
  • «Сведения о награждениях» — насчитывает 8 разворотов.

Каждый бланк имеет отдельную серию и номер и является формой строгой отчетности. Пунктом 38 Правил оформления на ведение этого дополнительного бланка распространяются все требования, которые установлены для заполнения листов и внесения данных для кадровых форм о стаже. Без основной трудовой книжки вкладыш просто недействителен.

Прежде чем вносить первые данные в это дополнение, работодатель ставит в основном документе штамп со словами «Выдан вкладыш».

Определенного места для этой отметки законодатели не предусмотрели, поэтому чаще всего его ставят там, где удобнее — в левом верхнем углу обложки.

Это место, как на приведенном образце, удобно тем, что если закончатся и дополнительные страницы тоже, там можно поставить и второй штамп ниже, если дополнений будет несколько (но не одновременно).

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку 2020

Если штампа в хозяйстве организации нет, утвержденными правилами разрешено сделать запись от руки: выдан вкладыш в трудовую книжку, шариковой ручкой синего или черного цвета. Обязательно укажите серию и номер дополнения, как на приведенном образце. Все надписи от руки делайте четкими и хорошо читаемыми, исправления не допускаются.

Образец вкладыша в трудовую книжку

На приведенном образце видно, что заполнение титульного листа у этих двух бланков не отличается, разве что дополнительные листы отдельно от трудовой книжки недействительны.

Также важно помнить, что оформлением продолжения трудовой книжки занимается тот работодатель, у которого она закончилась. Его печатью заверяется новый бланк.

Если это условие не было выполнено и работник ушел на новое место работы с документом, в котором некуда вносить данные о трудоустройстве, новый работодатель должен направить его обратно, для исправления данного недочета.

Дату на титульном листе вкладыша необходимо ставить по факту его заполнения, а не по дате первоначального заведения самой книжки.

Неправильное указание даты является грубой ошибкой и приведет к недействительности этого нового образца.

Фамилия сотрудника указывается на момент оформления дополнительных листов, даже если она изменилась с момента заведения книжки (об этом на ее титульном листе обязательно делается запись).

Если при оформлении титульного листа была допущена ошибка или помарка, документ становится недействительным, и его нельзя использовать. Его следует утилизировать, а работнику выписать другой. Об этом следует обязательно сделать запись в учетном журнале с вклейкой уникального номера и серии уничтоженного бланка.

Если ошибки не произошло и бланк заполнен правильно, его вшивают в книжку. Определенного места для этого не предусмотрено, поэтому сделайте это так, как удобнее. Обычно вкладыш вшивается сзади в самом конце документа.

ВАЖНО!

Обратите внимание, что если вам встречается предложение сказать и распечатать форму вкладыша к трудовой книжке с помощью подручной оргтехники, это является грубым нарушением.

Источник: https://ppt.ru/art/trudovie-knijki/vkladish

Как оформить вкладыш в трудовую книжку правильно – поэтапный процесс

Как прикреплчется вкладыш в трудовую книжку

Трудовая книжка – основной и практически единственный документ, который позволяет проследить трудовой стаж сотрудника на протяжении всей его трудовой деятельности. Впрочем, бывают случаи, когда приходится принимать срочные меры по дополнению трудовой.

Это обычно случается тогда, когда заканчиваются листы для записи сведений о работе или наградах. Здесь возникает необходимость дополнить книжку.

Законодательно предусмотрено, что работодатель при возникновении необходимости дополняет трудовую книжку вкладышем, как правило, эту функцию выполняет работник отдела кадров.

Вкладыш и его особенности

Вкладыш – это дополнение к существующему документу, его продолжение. Он нужен тогда, когда закончилось свободное место в графе, где надо сделать следующую запись. Чаще всего это происходит в графах разделов сведений о работе либо сведений о награждениях.

Полагается заполнить и приобщить его к основному документу при строгом соблюдении определённых норм,предписанных Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утверждённых Постановлением Правительства РФ от 16.04. 2003 № 225.

Регистрация и заполнение дополнительных бланков проводится работодателем, у которого возникла необходимость внести запись при неимении свободных строк в нужном разделе.

На практике это означает только одно, вкладыш является документом строгой отчётности, он вносится в журнал учёта трудовых книжек и вкладышей к ним, но статусом самостоятельного не наделен. Более того, без основного документа, который он дополняет, вкладыш недействителен.

Место для вкладыша

Действующие Правила ведения и хранения трудовых книжек, на основании которых и производиться заполнение книжки и дополнений к ней, не указывают, куда необходимо вшивать вкладыш. Чаще всего, его помещают после последней страницы перед обложкой, прикрепляя при этом к обложке.

Но закрепление его, скажем, в средину документа тоже не будет нарушением. Здесь действует правило целесообразности. Дополнение лучше вложить туда, где оно будет более надёжно закреплено.

Нюансы оформления

В случае возникновения необходимости заполнения вложения нелишне акцентировать внимание на следующих нюансах:

  1. Внесение данных и регистрация вложения производится тем работодателем, у которого возникла необходимость в занесении записи при неимении свободных строк в разделе,где должна быть сделана необходимая запись.
  2. Работнику кадрового подразделения, заполняя титульный лист, полагается проставить фактическую дату заполнения. Это означает, что она будет отличаться от даты выдачи книжки и является более поздней.
  3. Производя заполнение титульного листа приложения, необходимо вносить записи актуальные на момент регистрации данного вложения. Для этого работником предоставляется паспорт и документ об образовании или, в случае наличия, о повышении квалификации. Все данные должны соответствовать фактическому положению дел на момент заполнения. Например, работник получил высшее образование уже после получения трудовой. Во вкладыше будет занесена его специальность согласно нового документа-диплома о высшем образовании.
  4. Произведённые записи обязательно проверяются владельцем книжки, он ставить подпись. Вноситься также информация о лице, производящем заполнение документа, кроме того,правильность записей визируется подписью и печатью работодателя, оформившего вкладыш. Здесь, необходимо обратить внимание, стоит ли печать на титульном листе самой книжки, в которую будет вложено дополнение, если печать не проставлена следует обязать работника поставить её у того работодателя, который оформлял документ.
  5. В книжку может быть внесено такое количество вкладышей, какое потребуется для занесения всех необходимых записей, отображающих трудовую деятельность работника. Регламентации их количества нет и регистрируется столько, сколько потребуется для внесения всех записей в трудовую.

Вложенный документ в обязательном порядке вшивается в книжку. Он не может быть прикреплён степлером либо вклеен также, нельзя хранить его отдельно от основного.

Рекомендация: Сначала желательно заполнить титульный лист и внести требуемую запись, а уже затем прикреплять к основному документу. Неправильное заполнение первого листа исправлять запрещено. Необходимо:

  • Изъять ошибочно заполненное приложение.
  • Составить акт об испорченном бланке, и уничтожить сам неверно заполненный бланк.
  • Зарегистрировать факт испорченного бланка в Книге регистрации движения трудовых и вкладышей к ним.
  • Дальше следует получить и выписать без исправлений и ошибок следующий вкладыш.
  • Заполненный бланк прикрепить к трудовой.

Только произведя предписанные в этом случае действия, внеся все нужные записи и проверив их, следует подшивать правильно заполненное новые вложение к основной книжке.

Правила постановки штампа

При дополнении трудовой книжки приложением на ней делается пометка о новом дополнении. Обычно — это постановка штампа о наличии дополнения на титульном листе книжки. Здесь проводятся такие действия:

  • На титульном листе основного документа проставляется штамп «Вкладыш выдан» с указанием необходимых реквизитов: серии и номера нового вложенного документа.
  • Оформляя несколько вкладышей, штампы проставляются каждый раз, при регистрации нового.
  • При отсутствии у работодателя штампа можно отметку о приложении сделать от руки.
  • Обязательно нужно проследить, чтобы новые отметки не закрывали другие, уже существующие надписи на основном документе и не мешали чтению ранее сделанных записей.
  • В случае, если при заполнении вложения допущена оплошность и документ необходимо уничтожить, а штамп уже проставлен, потребуется сделать запись о недействительности отметки.

Ключевые моменты заполнения

Нередко при оформлении приложения возникает ряд вопросов по его заполнении. Среди них наиболее часто встречающиеся касаются заполнения граф.

Заполняя, следует помнить о некоторых следующих моментах:

  1. Нумеруя записи во вкладыше, продолжают нумерацию трудовой, например, в книжке последний номер 15, значит, во вкладыше будет — 16.
  2. В случае недостатка необходимого места для окончания начатой записи в трудовой, продолжение её переносится в приложение. Запись во вложенном документе начинается с того места, где обрывается в основном, например, в книжке: «Назначить заведующим отделом снабжения» — во вкладыше «с 1 сентября 2010 года».
  3. В некоторых случаях происходят изменения личных данных владельца книжки, например, фамилии, уже после вшивания приложения — они вносятся в титульный лист и всех наличных приложений в ней, здесь также указывается, на основании какого документа было внесено изменения.
  4. Записи во вкладыше делаются на основании тех же правил и в таком же порядке, как и в книжке. Порядок занесения информации ничем не отличается от занесения записей в основной документ. Например, нельзя делать сокращения «ст.» вместо слова «статья», сокращать слова приказ, распоряжение.

Алгоритм внесения дополнений

В целом процедура вшивания будет выглядеть следующим образом:

  • Получить бланк нового приложения.
  • Заполнить титульный лист согласно с паспортными данными и данными документа об образовании.
  • Получить подпись владельца
  • Завизировать подписью и печатью работодателя.
  • Перенести необходимые данные в положенные графы согласно трудовой.
  • Проставить штамп на титульной странице.
  • Подшить приложение.
  • Занести данные о вложенном документе в Книгу учёта.

Вшивание: поэтапный процесс

Нередко возникает вопрос, как правильно закрепить дополнение. Здесь уже упоминалось о запрете его вклеивать либо скреплять степлером. Предполагается, что каждое новое вложение будет вшито в основной документ с помощью ниток и иголки либо на специальном станке. При проведении процедуры можно использовать белые либо чёрные нитки.

Дальше приведено пошаговое руководство для вшивания дополнения с помощью иглы и ниток:

  1. Развернуть её на последней странице перед обложкой.
  2. Открыть вкладыш посередине, так чтобы можно было протянуть иглу.
  3. Сделать шилом нужное количество отверстий, и протянуть в них иглу с нитками.
  4. Через проделанные отверстия пришить с помощью иголки с нитками новый документ к обложке уже имеющегося.Стежком необходимо сделать столько, чтобы он крепко держался.
  5. Вывести нитки в середину вкладыша, крепко их завязать и отрезать лишнее.

Внимание! Отделять вкладыш от обложки категорически запрещается. Он должен быть подшит вместе с обложкой. Её отсутствие может служить причиной признания недействительности приложения.

Что нельзя делать?

Законодатель запрещает некоторые действия, которые могут повлечь за собой признания недействительным не только дополнение, но и трудовой в целом, а это, в свою очередь, повлияет на зачисления трудового стажа при расчёте пенсионных выплат владельцу.

Итак, нельзя следующее:

  1. Для вписывания новых данных оформлять ещё одну, новую трудовую книжку, заменяя ею вкладыш.
  2. Даже при наличии свободного места в других разделах, заносить в них сведения, не относящиеся к ним и касающиеся других граф, запрещено. Например, нельзя зачёркивать в разделе «Сведения о награждениях» слово «награждениях» и вписывать «работе» с фиксированием в дальнейшем там данных о работе.
  3. Добавлять отдельные листы соответствующего формата в раздел, где уже нет места для записей.

0,00, (оценок: 0) Загрузка…

Источник: https://homeurist.com/trud/dogovora/vkladysh-v-trudovuyu.html

Как правильно провести выдачу вкладыша в трудовую книжку

Как прикреплчется вкладыш в трудовую книжку

При заполнении вкладыша к трудовой книжке могут быть допущены ошибки. Специалист по кадрам должен знать правильный выход из этой ситуации.

Поскольку ошибочно внесенные записи при заполнении нового бланка вкладыша исправлению не подлежат, то ответственному лицу необходимо будет заменить его на такой же чистый бланк.  Оплата стоимости такого испорченного бланка входит в обязанность работодателя.

https://www..com/watch{q}v=MIioSnzZjIY

Об испорченном бланке вкладыша следует составить акт, а сам бланк подлежит уничтожению. В таком случае специалист по кадрам должен будет удалять этот бланк вкладыша из трудовой книжки, делать запись о недействительности проставленного штампа в трудовой книжке работника и проставлять новый штамп с реквизитами нового вкладыша.

Поэтому ответственным за ведение трудовых и вкладышей в них следует запомнить, что вначале производится заполнение вкладыша, и только потом его можно вшивать, регистрировать и проставлять в трудовую книжку работника штамп о его выдаче.

Нередко по невнимательности допускается еще одна ошибка.

Когда закончились свободные строчки в разделе трудовой книжки «}Сведения о работе»} работники кадровых служб, перелистывая страницу, продолжают начатую запись уже на странице «}Сведения о награждениях»}, при этом не замечая, что нужный им раздел уже закончен. Каким образом в таком случае нужно внести  исправление и как правильно сделать запись в вкладыш в трудовую книжку{q}

В п.30 Правил №225 о ведении трудовой книжки прописано, что не допускается исправлять ошибочную запись методом ее зачеркивания. Ее возможно будет изменить только путем внесения в трудовую книжку записи о ее недействительности с последующим внесением правильной записи.

Если запись о работе частично попала в раздел «}Сведения о награждениях»}, то сперва нужно будет пронумеровать эту ее часть, вписать полное и сокращенное название организации, которая вносит изменения, а затем проставить следующий порядковый номер и признать ошибочную запись недействительной.

1234
1кодекса Российской Федерации
Закрытое акционерное общество  «}Лининвест»}
(ЗАО «}Лининвест»})
217012014Запись за номером 1 недействительна
Инспектор по кадрам   Подпись   Н.К. Галкина
                                                            Печать

Теперь во вкладыше в нужном разделе можно сделать правильную запись, которая будет продолжать ранее сделанные записи в трудовой книжке.

1234
кодекса Российской Федерации
Инспектор по кадрам   Подпись   Н.К. Галкина
                                                            Печать

Изменение фамилии

Допустим, что у работника поменялась фамилия, например, сотрудница вышла замуж, либо расторгла брак. На основании ее заявления и предоставленных ею подтверждающих документов необходимо издать соответствующий приказ. Затем специалист по кадрам должен внести изменения не только в трудовую книжку работника, но и во вшитый и оформленный вкладыш.

Затем на внутренней стороне обложки трудовой книжки нужно сделать ссылку на предоставленный работником документ, подтверждающий факт изменения его фамилии, заверить подписью специалиста по кадрам и поставить печать организации.

Фамилия изменена на фамилию «}Кузнецова»} на основании свидетельства о браке серия _____ № ______ от «}___»} _____ 20___г. и паспорта серия _____ № ______ выданного ________________________________________»}___»} _____ 20___г.Инспектор по кадрам   Подпись   Н.К. ГалкинаПечать

&nbsp}

Законодатель не установил четких требований к процессу вшивания вкладыша. Рассмотрим применяемую на практике пошаговую инструкцию оформления документа.

В трудовой книжке ставят штамп «Выдан вкладыш». Обычно отметку делают на внутренней стороне титульного листа.

Образец записи «Выдан вкладыш»

Ответственный сотрудник вносит серию, номер документа. Далее заполняется первая страница.

Затем кадровый работник готовит шило, ножницы, иголку, нитки черного или белого цвета. Бланк разворачивают посередине, трудовую книжку – на последнем развороте.

Процесс подготовки к вшитию вкладыша

Сотрудник отдела кадров накладывает один документ на другой, делает проколы шилом вдоль сгибов.

Проколы в трудовой книжке и вкладыше

Обычно делают 4-5 дырочек.

В завершение необходимо аккуратно вшить бланк. Нитку пропускают через дырочки несколько раз.

Вшитие вкладыша в трудовую книжку

Нитки выводят посередине, крепко завязывают на несколько узлов, срезают концы.

Не все кадровые сотрудники знают, как правильно вшить документ. Поэтому возникают вопросы: куда вшивать документ, какими нитками, можно прикрепить степлером или вклеить{q} Посмотрите видео-инструкцию по вшиванию вкладыша.

После завершения работы специалист по кадрам вносит запись в приходно-расходную книгу, журнал учета движения. Журналы нумеруют, прошивают, проклеивают нитки, ставят сургучную печать или опломбируют. Руководитель фирмы заверяет печать своей подписью.

Не разрешается прикреплять документ степлером или подклеивать к обложке трудовой книжки. Нежелательно сначала пришивать бланк, а затем его заполнять. Это может повлечь за собой ошибки при внесении данных в титульный лист. Нельзя оставлять вкладыш внутри трудовой книжки без вшивания. Документ может потеряться.

На практике часто допускают следующие ошибки:

  • продолжают вносить данные о работе в раздел «Сведения о награждениях»;
  • приклеивают чистые листы, ведут записи на них;
  • вшивают бланки старых книжек вместо вкладышей;
  • пришивают документ в середине трудовой книжки.

Если сотрудник допустил ошибку при вшивании, следует аккуратно разрезать нитки, убрать документ. Он признается испорченным и утилизируется.

Специальная комиссия составляет акт о списании. В нем указывается номер, серия каждого документа, причина уничтожения. Вырезанные из бланков серии и номера вклеиваются в акт. Испорченные документы измельчают шредером или сжигают в котельной.

Кадровый работник заполняет новые документы.

Вкладыш в трудовую книжку принято считать отдельным документом, но без самой трудовой книжки он не является действительным. При оформлении вкладыша многие работодатели допускают огромное количество грубейших ошибок.

Например, в трудовой книжке не допускается появление всевозможных помарок, подчисток, зачеркиваний (как исключение в некоторых отдельных случаях) и исправлений. Что же происходит на практике{q} Когда в бланке трудовой заканчивается пустое место в разделе «Сведения о работе» и просто некуда вносить новую информацию, кадровики делают следующее:

  1. Если возникнет необходимость смены текущего места работы, новый начальник может просто не принять соискателя по той причине, что у него неправильно заполнена трудовая книжка. Если соискатель дорожит данной работой, то ему придется возвращаться на прежнее предприятие и требовать в отделе кадров признания такого «исправления» недействительным. Далее должно быть произведено правильное оформление вкладыша в трудовую книгу. Если это не произойдет, то придется заводить новую трудовую книжку с сохранением старой.
  2. Выход на пенсию также может сопровождаться множеством коллизий из-за недобросовестного ведения бланка трудовой книги. Такая ситуация может повлечь за собой проблемы с оформлением социальных выплат согласно трудовому и страховому стажу. Сотрудник может просто потерять целый период своей трудовой деятельности. Доказывать свою правоту придется через суд.

Согласно нормативным актам, ведением, заполнением и хранением бланков трудовых книжек и вкладышей к ним занимается непосредственный работодатель. Предусмотрена также и ответственность за нарушение предписаний, но тем не менее, разбираться со всеми проблемами, связанными с нарушением правил, придется пострадавшему сотруднику.

Обратите внимание на важность соблюдения следующего алгоритма действий при оформлении вкладыша:

  1. Вкладыш заполняется полностью – титульный лист и запись.
  2. Внесённые сведения перепроверяются, сведения на титульном листе должны полностью совпадать с данными титульного листа трудовой, номера записей идти по порядку, а запись должна быть внесена корректно.
  3. На титульном листе трудовой нужно внести сведения о выдаче вкладыша (в верхнем правом углу), то есть сделать отметку о выдаче и поставить серию и номер.
  4. Подшить вкладыш.

Когда выдают вкладыш{q}

Трудовая книжка – главный документ, подтверждающий стаж гражданина. Он заполняется нанимателем по основному месту трудоустройства. Если сотрудник работает по совместительству у другого работодателя, вторая трудовая книжка не заводится. Эти сведения могут быть внесены основным нанимателем по просьбе гражданина.

Оформление вкладыша: пошаговая инструкция внесения записи

Титульный лист документа имеет реквизиты, которые подлежат безошибочному заполнению (таблица 2).

ПолеРазъяснение
ФИО сотрудникаДанные указываются в соответствии с паспортом на дату оформления вкладыша. Если в последствие зафиксированы изменения, то запись аккуратно зачеркивается, а сверху дополняются новые сведения.
Дата рождения
Образование/специальностьСписывается по диплому
ДатаПериод начала новых записей
Личная подпись владельца
Печать организации

Правила заполнения документа утверждены постановлением Минтруда (2003 г.) и не нарушаются:

  • Нумерация будет сквозной, то есть, если в первой трудовой книжке последняя запись находится за номером 27, то в новом формуляре ввод данных осуществляется с 28
  • Новый бланк заверяется только печатью учреждения, где оформляется (где трудовая книжка была исписана)
  • Дата указывается по факту
  • В титульном листе не допускаются помарки. Если ошибка была допущена, бланк подлежит скорейшей утилизации
  • Вкладыш вшивается нитками в конец трудовой книжки или в середину
  • При формировании записей применяется шариковая ручка с синими или черными чернилами
  • Каждая строка с новой информацией заверяется подписью кадрового работника и печатью организации

Данный вкладыш — это отдельный документ. Однако он не является фактически действительным без предоставления трудовой книжки, на которой должны быть проставлены реквизиты этого вкладыша.

Оформление вкладыша производится лишь в том  случае, когда в трудовой книжке в любом из разделов закончилось место для записи.

Количество вкладышей в трудовую не ограничивается никакими нормативными документами, их следует заводить по мере необходимости.

Полученный специалистом по кадрам бланк вкладыша следует зарегистрировать во всех необходимых учетных документах и вшить крепкими нитками в трудовую книжку соответствующего работника. Далее необходимо проставить в этой трудовой книжке на титульном листе специальный штамп, где есть обозначение «Выдан вкладыш», и указать в нем серию и номер вшитого вкладыша.

  1. Первая страница вкладыша содержит те же сведения, которые заполнялись на титульном листе трудовой книжки работника. Однако надо быть особо внимательным при заполнении этой страницы вкладыша и не стоит переписывать все данные из трудовой книжки, поскольку у сотрудника за период его трудовой деятельности в данной организации могли измениться профессия (специальность) и уровень его образования, да и фамилия —} тоже. Специалист по кадрам должен вносить все записи только на основании подтверждающих документов, действительных в данный период времени, которые ему обязан предоставить этот сотрудник.
  2. Датой заполнения вкладыша обычно считается та дата, с которой началась первая запись в этом вкладыше.
  3. Заполнявший первую страницу вкладыша специалист по кадрам в конце нее должен поставить свою  подпись.
  4. Заверяется вкладыш печатью работодателя.
  5. Личная подпись работника на первой странице вкладыша в его трудовую книжку также необходима.
  6. Записи во вкладыше являются продолжением записей в трудовой книжке, поэтому их нумерация также должна быть продолжена.
  7. Все сведения о работе данного сотрудника и его награждениях следует вносить во вкладыш так же, как и в трудовую книжку.

Ведение вкладыша ориентируется на два важнейших в этом отношении документа:

  • Правила, утверждённые Правительством 16.04.2003 года за № 225.

Источник: https://elaginaanna.ru/poshagovaya-instruktsiya-zapolneniyu-vkladysha-trudovuyu-knizhku-obrazets/

Пришить вкладыш в трудовую книжку: как это правильно сделать?

Как прикреплчется вкладыш в трудовую книжку

Распространенные ошибки при работе с вкладышем.

Если кадровый инспектор при исчерпании лимита свободных страниц в одном из разделов трудовой книжки не стал вшивать вкладыш, а начал делать записи в пустых графах другого блока документа, это считается нарушением порядка оформления такого типа формуляров.

Чем именно подшивать?

Многие используют различные инструменты вплоть до дырокола, но на самом деле, единственным правильным инструментом для вшития является обычная иголка и нитка.

Также в вашем деле вам поможет обычное, не тонкое шило. Шилом вы должны аккуратно проделать дырки в нужных местах на бланках, а затем используя иголку и нитку нейтральных тонов – просто закрепить бланк.

Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку нитками: образец работы на видео:

Как правильно подшить вкладыш в трудовую книжку

Оформление и заверение вкладыша в трудовую книгу – это перечень юридически значимых действий, которые имеют законодательное подкрепление в специальных нормативных актах. После грамотного оформления все вкладыши должны быть закреплены в трудовой. Это нужно для того, чтобы документ не был утерян или испорчен.

В актах трудового законодательства РФ не имеется четких предписаний по поводу того, в какой именно части бланка книжки пришивать вкладыши, каким должен быть цвет ниток и сколько должно быть проколов иглой или шилом. Эти вопросы не являются принципиально важными, поэтому все они решаются в отделе кадров предприятия или организации.

Характерные моменты, присущие процедуре подшивания вкладышей в трудовую:

  1. Перед тем, как подшить вкладыш в трудовую книжку, на ее титульной странице нужно сделать записи о том, что был выдан вкладыш с определенным номером и серией. Лучше всего прикреплять уже заполненный и проверенный вкладыш.
  2. Вкладыш должен быть именно пришитым к трудовой. Не допускается вклеивание клеем, скотчем или закрепление скобами степлера.
  3. Опытными кадровыми сотрудниками принято подшивать вкладыши не в середине, не в начале трудовых, а в конце.
  4. Делаются аккуратные 4-6 проколов, через которые серой прочной нитью и скрепляются данные документы.
  5. Нитку необходимо завязать на крепкий узел и запломбировать сургучной печатью.

Эти мероприятия предотвращают утерю, замену или порчу листов вкладышей в трудовые книжки. Стоит напомнить, что согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязуется обеспечить каждого своего сотрудника трудовой книжкой и необходимым количеством вкладышей. За них работодатель взимает с работника определенную сумму, которая может быть:

  • если предусмотрено трудовым договором, вычтена из заработной платы работника;
  • внесена сотрудником в кассу предприятия или на расчетный счет.

Как правильно вшить и заполнить вкладыш в трудовую книжку

Трудовая книжка – это главный документ любого работающего гражданина. В каждом ее разделе указываются сведения о карьерных перемещениях: приемы на какую-либо должность, причины увольнения, награждения за успехи в работе и прочее.

В том случае, когда разделы, предназначенные для внесения записей о награждениях и работе, заканчиваются, и в них не остается свободного места для новых записей, сотрудник кадрового отдела обязан вшить в трудовую книжку работника вкладыш.

Однако не все знают, как сшить вкладыш в трудовую книжку правильно.

Порядок оформления вкладыша в трудовую книжку, советы и частые ошибки

  • номер трудовой книжки, в которую вшит документ;
  • Ф.И.О.

    работника;

  • дата рождения;
  • образование и основная профессия, полученная им в процессе обучения;
  • дата заполнения документа;
  • подписи владельца книжки и лица, ответственного за ведение документа в организации, где он был оформлен;
  • печать организации.

Количество вкладышей, которые можно присоединить к трудовой книжке законом не регламентируется, следовательно, их может быть неограниченное количество. Стоит отметить, что для каждого нового приложения в трудовую книжку должен быть поставлен соответствующий штамп.

Пошаговая инструкция: как вшить вкладыш в трудовую книжку

На самом деле в бланке проделываются дырки на таком же месте, как и в бланках книжки. Пришивается бланк к развороту, где имеется последняя страница трудовой. Прошивается аккуратными стижками, желательно черными, синими или серыми нитками. На этом процесс вшивания завершен.

Многие вопросы, связанные с трудовыми книжками, к сожалению, законодатель не регламентирует. Это большая головная боль, как для сотрудников отдела кадров, так и для работодателей. Многие вопросы не освещены ни в Трудовом кодексе, ни в инструкциях для кадровиков, ни в правилах ведения и хранения трудовых книжек.

Нормативно-правовые документы и акты

Несмотря на то, что ранее мы сказали о том, что ни один нормативно правовой акт не дает разъяснения по поводу того, как именно стоит производить процедуру вшивания бланка, некоторый из актов в трудовой сфере законодательства все же говорит о том, как поступать в ситуации, если листы в трудовой просто на просто закончились.
Хорошим примером является статья 38 в Постановлении Правительства № 225, датированного 16.04.03 года, посвященном трудовым книжкам.
Данной статьей устанавливается факт возможности вшивания бланк в трудовую книжку, но только в случае если остальные страницы закончились. Самовольное вбивание бланка в трудовую, в которой еще осталось свободное место, считается порчей трудовой книжки и документ будет подлежать восстановлению в виде выдачи дубликата (см. тут).

Оформление вкладыша к трудовой книжке

Оформляется вкладыш в той организации, которая обнаружила отсутствие свободного места в трудовой книжке и не может внести какую-либо новую запись.

Заполнение данного документа ничем не отличается от оформления записей в трудовой книжке, и все отметки делаются в соответствии с Трудовым кодексом.

Однако нумерация первой записи во вкладыше должна продолжать нумерацию в основном документе и не может начинаться заново.

Что такое вкладыш?

Вкладыш в ТК – документ, имеющий следующие характеристики:

  • размер (формат) 88х125 мм;
  • обложка картонная;
  • содержит 46 страниц;
  • имеет элементы защиты.

Внутри бланк вкладыша в точности повторяет графы и иную структуру трудовой, а также наделён собственным идентификационным номером, который проставлен на каждом листе вкладыша в правом верхнем углу.

Идентификационный номер вкладыша регистрируется в книжке работника, что создаёт неразрывную связь между двумя этими документами.

Где получать?

По большому счёту, работника этот вопрос беспокоить не должен. Бланки вкладышей, так же как и бланки трудовых должны храниться в отделе кадров предприятия или в бухгалтерии. На маленьких предприятиях, где эти отделы отсутствуют, за хранение бланков отвечает уполномоченное лицо.

Индивидуальный предприниматель обеспечивает бланками работников лично. То есть бланки у работодателя всегда должны быть. Он обязан закупать их в специализированных торговых организациях по мере необходимости и хранить вне доступа для посторонних лиц, предварительно зарегистрировав в приходно-расходном журнале.

По мере необходимости, когда в закончившуюся трудовую нужно внести запись, уполномоченный за внесение записей работник получает бланк вкладыша под роспись и аккуратно, с соблюдением норм и правил, заполняет его.

Приобретать вкладыш обязана организация (предприятие) или работодатель юридическое лицо.

Источник: http://l2-chance.ru/trudovoe-pravo/3615-prishit-vkladysh-v-trudovuyu-knizhku-kak-yeto-pravilno-sdelat.html

Юрист и закон
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: